Tudo sobre PDCA

PDCA – se você ainda não conhece esse método, vamos  apresentá-lo!

Origem do PDCA

O PDCA foi criado em meados 1939 pelo físico, engenheiro e estatístico Walter Andrew Shewhart, mas foi popularizado pelo estatístico Willian Edwards Deming.

Por isso, Deming sempre se referiu ao método como Ciclo de Shewhart. Em resumo, o físico criou o ciclo baseado nas Etapas do Método Científico formulado em 1920 por Francis Bacon.

Resumidamente, o Método de Bacon tinha como principal característica a “hipótese”, o “experimento” e a “avaliação” o seu princípio fundamental era a iteração (repetição).

Desse modo, a  medida em que uma hipótese é confirmada (ou negada), a repetição na execução do ciclo de aprendizado amplia e aprofunda limites do conhecimento sobre um objeto ou procedimento, por certo o  princípio do PDCA.

O que é o PDCA?

Embora alguns definam o PDCA como uma ferramenta, na verdade ele é um método de ações repetitivas composto por 4 passos, os quais encontram-se na sigla.

Só para ilustrar:

Saiba o significado de cada Letra:

P – PLAN =Planejar

Aqui é onde os processos para a obtenção das metas, devem ser definidos. É válido, começar com uma pequena amostra para testar os possíveis efeitos.

D – DO = Fazer

É nessa etapa que se inicia os processos definidos na etapa anterior, coletando dados para o mapeamento e análise dos próximos passos.

Antes de iniciar a fase é necessário educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que todos estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento.

C – CHECK = Verificar

Onde se estuda os resultados com os dados coletados no passo anterior, comparando-os aos resultados esperados.

Por sua vez, nessa etapa devemos nos atentar se há desvios na aplicação do plano. De acordo com Vieira Filho em Gestão da Qualidade Total:

“esta é uma etapa puramente gerencial, que verifica se o que foi executado está de acordo com as metas estabelecidas.

Na etapa anterior, são coletados dados das ações e estes dados são analisados nesta etapa e comparados com o planejado.”

A – ACT = Agir

Finalmente é a etapa da correção, caso o processo realizado apresente falhas, o gestor deverá rever o plano e desenvolver novas ações, visando sempre a correção máxima das falhas e a melhoria dos processos.

Se o que foi executado estiver de acordo com os objetivos planejados, deve-se padronizar a solução.

Para que serve o PDCA

Nas organizações o PDCA tem como foco a melhoria contínua de processos e produtos.

Quando aplicado junto ao Sistema de Gestão da Qualidade ele ajuda a implementar ações para assegurar a operação e controle dos processos produtivos, na eliminação de não conformidades, em ações corretivas e em Ações preventivas.

Por fim, o método é tão eficiente que pode ser utilizado até mesmo para a vida pessoal em uma atividade específica como o planejamento de uma viagem, e até mesmo nas atividades corriqueiras do dia a dia.

O Ciclo na prática

Em nosso site Academia da Excelência existe um curso sobre PDCA. Nele a mentora Monise Carla, traz um exemplo de fácil entendimento, então,  resolvi compartilhar.

No nosso exemplo a empresa não está conseguindo atingir a meta de novos clientes e recebe muitos feedbacks negativos referente a: “atendimento ao cliente”.

O objetivo é: melhorar o atendimento aos clientes.

Para tentar corrigir esse ponto, o gerente deverá desenvolver um ciclo PDCA para reduzir a insatisfação e criar uma dinâmica de atendimento mais eficiente.

Nota: Dividimos o ciclo em 9 etapas para melhorar a explicação. Abaixo trago a imagem ilustrativa do Ciclo, para o exemplo que vamos demonstrar:

Ciclo passo a passo:

1º  P -Plan – Para facilitar dividimos em 6 etapas, são elas:

1. Definir o resultado – é o famoso “Onde se quer chegar”. Nesse caso o objetivo é melhoria do atendimento. Então o resultado deve focar no aprendizado e conscientização da equipe em fazer um bom atendimento, para conquistar novos clientes e manter os que tem.
2. Envolver pessoas – a princípio, um bom exemplo é questionar os colaboradores dentro das experiências de cada um. Por exemplo, você pode perguntar “o que é um bom atendimento?” –  É importante anotar as contribuições!
3. Resumo – agrupar as percepções sempre validando com a equipe. Por exemplo, se alguns disserem que bom atendimento é quando o atendente é simpático e outras dizem que é quando o atendente sorri, então você deve perguntar “quando vocês falaram que o bom atendimento é quando o atendente sorri, vocês queriam dizer que “é quando ele é simpático?”. Se a equipe confirma então agrupa como simpatia.
4. Fato & Dados –Trazer uma informação neutra para enriquecer a reunião, é importante que não seja a opinião de quem está guiando o processo. Pode ser depoimento de cliente, alguma situação que ocorreu ou um artigo, texto de livros entre outros.
5. Momento Eureka– Aqui as pessoas entendem que não estão fazendo aquilo que elas acreditam que sejam o certo. Aqui temos que validar se a “ficha” realmente caiu. Aqui podemos nos apoiar em uma pergunta “Poque nossos clientes estão falando mal do nosso atendimento?”, ou “o que vocês acharam do conteúdo apresentado?”.
6. Como – Aqui se levanta quais os planos de ação serão necessários para alcançarmos o resultado. Levando em conta nosso exemplo, podemos definir um novo comportamento para alcançar o resultado, como por exemplo “vamos sorrir e dar bom dia para todos os clientes”

Tenha em mente:

Estimule a participação  das pessoas, segure sua opinião, conduza da forma com que o resultado esperado seja mencionado. E ainda, é  nessa fase que se define responsáveis e prazos de entrega.

como essa etapa é a mais longa segue uma breve ilustração:

2º  D – Fazer

• Prática– Aqui é a fase de teste das ações definidas na etapa anterior. Verificamos, também, se o comportamento estipulado alterou a rotina da organização.

Lembre-se que é necessário educar e treinar todos os envolvidos no processo garantindo assim o comprometimento de todos para o alcance dos resultados.

3º C – Checar

• O Checar é a verificação das ações.  Resumindo, a etapa faz a mensuração em relação aos resultados, se foram satisfatórios ou não.

4º A – Agir

• Verificação- Se o resultado for satisfatório, incorpora a ação no processo. No entanto, se o resultado não for satisfatório, faz-se as correções necessárias para voltar ao ciclo.

Nota: Nessa fase que se faz a retrospectiva do processo

Com o exemplo concluímos que:

O sucesso na aplicação do ciclo dependerá de um monitoramento criterioso do gerente de vendas. Dessa forma, o gerente deve lembrar, sempre, a equipe no que se refere ao cumprimento de cada etapa nova.

Assim, ao final do período, quando as pesquisas de feedback do cliente forem analisadas, será possível verificar o sucesso conquistado com o PDCA e se o processo pode continuar dessa maneira.

Variações do Ciclo

O PDCA também sofreu algumas variações com o passar do tempo, como por exemplo:

• OPDCA- Onde “O” significa observação ou como algumas versões dizem “Observe a situação atual”;
• PDSA-  Aqui a etapa Check é substituída por Study (estudar). A mudança foi proposta pelo próprio Deming com o objetivo de aprofundar as análises feitas na 3ª etapa do ciclo, tornando a etapa de verificação mais significativa e estruturada;
• PDCL- O Act é substituído por Learn (Aprender). Assim, a 4° e última etapa do ciclo é consiste no aprendizado;
• SDSA- Nessa variação o método teve mais alterações, onde o Plan (Planejar) dá lugar ao Standart (Padronizar) e o Check é substituído pelo Study (Estudar). Aqui, o objetivo do ciclo é implantar modificações de processos, então a primeira etapa é a padronização das novas rotinas e procedimentos, ou até mesmo das atividades executadas dentro de um processo.

Após a padronização, o processo roda normalmente voltando ao Study (Estudar). Visto que, o estudar esta mais focado em entender se as mudanças deram certo visando sempre a melhoria contínua.

Métodos semelhantes

Do mesmo modo que aconteceu com as variações, também, surgiram  alguns métodos  bem parecidos com o PDCA, acredita-se que eles têm a mesma origem, o que justifica a semelhança, são elas:

DMAIC –muito utilizada em projetos, pois torna possível o aumento da produtividade e a redução de custos visando sempre a melhoria dos processos administrativos.

A sigla significa: Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar.

8 D ou 8 Disciplinas – muito utilizada para solução de problemas que ocorrem em produtos ou processos de produção, com o objetivo  de identificar e eliminar problemas recorrentes.

MASP – contribui em Análise e Soluções de Problemas. Em resumo, trata-se de um roteiro com objetivo de manter, controlar e aperfeiçoar a qualidade de produtos, processos ou serviços.

Conclusão:

Contudo, era isso que eu tinha para dizer, espero que esse texto respondido à pergunta “O que é o PDCA?”.

Enfim, conto o seu comentário crítico para saber se o conteúdo lhe foi útil!

Aliás, não deixe de conferir o  Blog da qualidade, onde você encontrará artigos sobre as variações do PDCA, além de diversas ferramentas de gestão.

Fontes:

• https://blogdaqualidade.com.br/
• https://academia.viverexcelencia.com.br/
• VIEIRA FILHO, Geraldo (2014). Gestão da Qualidade Total: uma abordagem prática. Campinas: Alínea p24 e 25.

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