Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Formada em Engenharia Química, especialista em otimizar sistemas de gestão com o Qualiex e me apaixonei por ajudar os clientes da ForLogic a superar os seus desafios. Amo cachorros e me arrisco a ser mestre cuca nas horas vagas.
Se sim, continue aqui lendo este artigo! Depois quero saber o que você faz de diferente em seu Plano de Ação, para que possamos trocar figurinhas e aprendermos juntos!
Agora, se você não elaborou e não faz ideia por onde começar, continue lendo o artigo também, porque eu quero te ajudar!
Quando falamos em plano de ação, parece muito simples, né?! Mas, no momento em que a gente começa a definir as ações, surgem dúvidas do tipo: Será que estou no caminho certo? Será que esta ação resolverá o problema?
Bom, para falar bem a verdade, definir Plano de Ação, dependendo da situação, leva tempo, cuidado e paciência para a sua definição e isso faz total diferença no momento de colocar em prática essa ferramenta poderosa.
Quais questões norteiam um plano de ação?
A todo momento estamos executando alguma ação, mas veja bem, nem tudo o que fazemos está relacionado a um plano de ação; quero dizer que nem todas as ações que tomamos foram planejadas.
Para entendermos um pouquinho melhor, é de extrema importância que entendamos o conceito de PLANO e de AÇÃO:
- Plano, é oriundo de planejar, que nos remete a organizar, programar, projetar
- Ação, está relacionada a movimento, a agir, a atividade
Pois bem, se juntarmos esses conceitos, teremos o resultado de organizar, programar, projetar atividades, para agir.
E um plano de ação é exatamente isso, mas para que faça sentido, precisamos entender qual o contexto que estamos vivendo, o que está acontecendo em nossa organização. É um problema que está afetando o nosso cliente? É uma melhoria para a expansão dos nossos negócios?
É comum observarmos gestores tão ansiosos para resolver as situações que acabam utilizando de forma errônea. Esses se esquecem de focar no OBJETIVO do plano de ação, afastando-os do propósito e do benefício da ferramenta. Logo que identificam uma suposta solução, já começam a agir, sem analisar as consequências e impactos que as ações podem gerar e dependendo do caso, geram novas complicações e o principal caso não foi solucionado.
Mas Bia, e se for algo que eu preciso resolver no instante em que aconteceu?
Nestes casos, é comum, tomar ações imediatas ou de correção para que aquele problema pontualmente não perdure, mas veja bem não foi algo planejado, essas ações são mais ou menos assim: “Eu estou com a batata quente na mão e agora o que eu faço?” E dependendo do que está acontecendo não temos tempo e nem recursos suficientes para agir de forma corretiva. Neste caso, FAÇA! Mas não se esqueça que após essa ação imediata, é de extrema importância que haja um planejamento do que é preciso fazer para que o problema não volte a acontecer, não gerando mais prejuízos, insatisfações, novas reclamações e retrabalho.
Ok, mas o que é preciso para elaborar um plano de ação?
INVESTIGAÇÃO, RONDAS, INSPEÇÕES e por aí vai! Quando falamos em Plano de ação, não é apenas uma ação para resolver o agora, é algo que muitas vezes muda a cultura de uma empresa, a mentalidade dos colaboradores, gera investimentos, gera a revisão de processos ou até mesmo novos. Quando falamos em elaborar um plano de ação, precisamos pensar sim no agora, mas também no futuro. Precisamos também pensar na abrangência do problema (Comece pelas seguintes perguntas: Esse problema afeta outros processos? Esse mesmo problema pode ocorrer em outros processos?), inclusive é aí que surgem necessidades, tal como, um novo procedimento.
Não nasce um plano de ação, sem motivo, então antes de mais nada, entenda o que está acontecendo, onde está acontecendo, o que pode ter gerado aquilo, sim, às vezes precisamos ser um Sherlock Holmes!
Uma vez entendido isso, é importante entender quais os recursos que precisaremos para atuar no Plano de Ação. Temos pessoas o suficiente? Elas possuem as competências e os conhecimentos necessários? Ou não, na verdade precisaremos de mais máquinas do que de pessoas para o contexto que precisamos atuar.
Quais informações fazem parte de um plano de ação?
Aqui no Blog já falamos sobre o 5w2h, mas precisamos ir além do O QUE, QUEM, QUANDO, QUANTO, POR QUE, ONDE E COMO.
Precisamos ter muito bem claro qual é o resultado esperado com o plano de ação. Devemos pensar em Riscos, para gerenciar as ameaças e oportunidades que as ações do plano podem gerar. Indicadores, entender qual é a nossa meta, onde queremos chegar com as ações do nosso plano. Quais serão os recursos necessários e algo básico, mas que por muitas vezes deixamos passar, é a clareza das ações e ações assertivas, focadas no que precisamos atuar e no nosso resultado esperado.
Às vezes vai parecer um pouco burocrático e trabalhoso elaborar um Plano de ação neste formato, mas pode confiar, isso vai valer a pena no momento de colocar em prática as ações.
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