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5 dicas para você registrar os pontos importantes da reunião!

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Jeison

Jeison

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Sou co-fundador da ForLogic Software, hoje atuo com gente, cultura e gestão. Sou um dos criadores do Qualiex, do Qualicast (o 1º Podcast nacional focado em qualidade), criador do Blog da Qualidade (o maior blog sobre Qualidade do Brasil). Mestre em Engenharia da Produção pela UTFPR (Universidade Tecnológica Federal do Paraná), auditor líder formado com orgulho pela ATSG na ISO9001 e 22000, pai, empreendedor, e um inconformado de plantão!

Acredito na responsabilidade do indivíduo, no poder da qualidade e que podemos fazer diferente.

Reuniões são importantes para a tomada de decisão e definição de planos de ação. Ou deveriam ser, afinal o que vai gerar resultado é o que foi realizado, e não o que foi planejado.

Por isso, é importante ter um documento escrito com tudo o que foi discutido e decidido, e esse registro é conhecido como ata de reunião.

A ata da reunião oficializa as decisões, ações e datas acordadas, evitando desentendimentos e confusões.

Deu para entender que apesar de parecer um assunto simples, a ata de reunião é de extrema importância, e por isso eu separei 5 dicas que vão te ajudar a fazer isso de um jeito produtivo:

1 – Conheça muito bem a pauta

Imagine-se em uma reunião, e alguém fala: “bom, estamos todos aqui, por onde vamos começar? ”. Comum, não é? Mas não seria melhor se começasse com: “Bom, o primeiro assunto dessa reunião é…”

A pauta deve apresentar os temas que serão discutidos. Os objetivos devem ser específicos, para que as pessoas compreendam a necessidade da reunião, e deixe a discussão mais focada, gerando opiniões relevantes e criativas sobre o tema.

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2 – Defina um responsável pela ata

Escolha uma pessoa que ficará responsável por registar os pontos mais importantes discutidos e decididos na reunião, para que nenhuma informação significativa se perca.

É desejável que o secretário seja uma pessoa diferente do coordenador, pois esse tem a função de conduzir a discussão, sem deixar que ela fuja do tema central.

Além disso, o secretário deve ter uma postura imparcial, pois seu compromisso é anotar os debates, independentemente do seu posicionamento sobre o assunto.

3 – Escreva claramente

Atas de reunião devem ser práticas! Simplesmente porque é um documento utilizado para formalizar as decisões tomadas na reunião, e exatamente por isso não devem ser complexas e de difícil entendimento, afinal, para que serve uma ata se ninguém entende o seu conteúdo?

Usar uma linguagem simples e clara favorece a compreensão por parte de todos os participantes da reunião, até porque uma ação urgente pode ser interpretada por uma pessoa como uma ação para ser executada hoje, mas, para outra, o urgente pode ser daqui uma semana.

4 – Divida a pauta em tópicos

Todas as discussões dos temas abordados devem ser registradas, incluindo as ações que não foram aprovadas, para que a ata sirva como orientação para próximas reuniões.

Para facilitar as anotações, é interessante que se divida a pauta em tópicos, assim você garante que todos os temas serão discutidos. Ter um modelo pode salvar a vida do secretário, pois ajuda a redação da ata, padronizando as informações.

Fiz um modelo de ata de reunião para que você consiga implementar isso ainda hoje. Para baixar, clique no botão abaixo:

 

5 – Estabeleça planos de ação

É essencial que a reunião acabe com planos de ações bem definidos, se possível utilizando o 5W2H. Volto a dizer, reuniões são para tomar decisões e originar ações que devem ser colocadas em prática, viabilizando os resultados!

Quando você define responsáveis e o que espera deles, as chances do plano sair do papel é muito maior, afinal, todo mundo tem ideias, mas o diferencial está na execução!

Reuniões produtivas são desafios nas organizações. Porém, elas são essenciais para uma boa comunicação e a resolução de problemas, e, discussões bem encaminhadas, podem se tornar extremamente benéficas para a empresa.

Todas essas informações podem ser perdidas se não houver o devido registro, e  por isso a ata de reunião torna-se tão importante para alcançar o resultado desejado pela empresa.

Lembrou de mais alguma dica? Comenta aí!

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