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5 dicas para você registrar os pontos importantes da reunião!

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Reuniões são importantes para a tomada de decisão e definição de planos de ação. Ou deveriam ser, afinal o que vai gerar resultado é o que foi realizado, e não o que foi planejado.

Por isso, é importante ter um documento escrito com tudo o que foi discutido e decidido, e esse registro é conhecido como ata de reunião.

A ata da reunião oficializa as decisões, ações e datas acordadas, evitando desentendimentos e confusões.

Deu para entender que apesar de parecer um assunto simples, a ata de reunião é de extrema importância, e por isso eu separei 5 dicas que vão te ajudar a fazer isso de um jeito produtivo:

1 – Conheça muito bem a pauta

Imagine-se em uma reunião, e alguém fala: “bom, estamos todos aqui, por onde vamos começar? ”. Comum, não é? Mas não seria melhor se começasse com: “Bom, o primeiro assunto dessa reunião é…”

A pauta deve apresentar os temas que serão discutidos. Os objetivos devem ser específicos, para que as pessoas compreendam a necessidade da reunião, e deixe a discussão mais focada, gerando opiniões relevantes e criativas sobre o tema.

2 – Defina um responsável pela ata

Escolha uma pessoa que ficará responsável por registar os pontos mais importantes discutidos e decididos na reunião, para que nenhuma informação significativa se perca.

É desejável que o secretário seja uma pessoa diferente do coordenador, pois esse tem a função de conduzir a discussão, sem deixar que ela fuja do tema central.

Além disso, o secretário deve ter uma postura imparcial, pois seu compromisso é anotar os debates, independentemente do seu posicionamento sobre o assunto.

3 – Escreva claramente

Atas de reunião devem ser práticas! Simplesmente porque é um documento utilizado para formalizar as decisões tomadas na reunião, e exatamente por isso não devem ser complexas e de difícil entendimento, afinal, para que serve uma ata se ninguém entende o seu conteúdo?

Usar uma linguagem simples e clara favorece a compreensão por parte de todos os participantes da reunião, até porque uma ação urgente pode ser interpretada por uma pessoa como uma ação para ser executada hoje, mas, para outra, o urgente pode ser daqui uma semana.

4 – Divida a pauta em tópicos

Todas as discussões dos temas abordados devem ser registradas, incluindo as ações que não foram aprovadas, para que a ata sirva como orientação para próximas reuniões.

Para facilitar as anotações, é interessante que se divida a pauta em tópicos, assim você garante que todos os temas serão discutidos. Ter um modelo pode salvar a vida do secretário, pois ajuda a redação da ata, padronizando as informações.

Fiz um modelo de ata de reunião para que você consiga implementar isso ainda hoje. Para baixar, clique no botão abaixo:

 

5 – Estabeleça planos de ação

É essencial que a reunião acabe com planos de ações bem definidos, se possível utilizando o 5W2H. Volto a dizer, reuniões são para tomar decisões e originar ações que devem ser colocadas em prática, viabilizando os resultados!

Quando você define responsáveis e o que espera deles, as chances do plano sair do papel é muito maior, afinal, todo mundo tem ideias, mas o diferencial está na execução!

Reuniões produtivas são desafios nas organizações. Porém, elas são essenciais para uma boa comunicação e a resolução de problemas, e, discussões bem encaminhadas, podem se tornar extremamente benéficas para a empresa.

Todas essas informações podem ser perdidas se não houver o devido registro, e  por isso a ata de reunião torna-se tão importante para alcançar o resultado desejado pela empresa.

Lembrou de mais alguma dica? Comenta aí!

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