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Administração do Tempo: O segredo da priorização de atividades

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    Monise Carla

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    Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.

    Eu já havia utilizado praticamente todos os métodos de priorização de atividades do universo e ainda assim não tinha conseguido assumir o controle das minhas atividades. Tempo já é um assunto que discuto há alguns anos, inclusive, até fiz um Diagrama de Ishikawa para descobrir o motivo pelo qual não tenho tempo. Mas de todas essas experiências, consegui aprender algumas coisas sobre priorização. Este é o sexto e último artigo da série administração do Tempo segundo Peter Drucker, e ele há de me perdoar por fazer mais conexões das minhas experiências do que apenas amplificar os pensamentos dele. “Há sempre mais tarefas produtivas para amanhã do que tempo para realizá-las.” (Peter Drucker) O que me conforta nesta frase é que eu não sou a única pessoa que sofre com a quantidade de tarefas, e pelo visto, esse não é um problema tão atual. Todos nós temos grandes coisas para fazer todos os dias, mas o que fazer primeiro? Ok, vamos chegar lá, mas antes é preciso fazer uma pergunta anterior a essa: “o que provoca a sua decisão: você ou as pressões ao seu redor?”. Quando são as pressões que guiam a priorização, as coisas importantes são deixadas de lado. Fim.
    O que eu gosto da prioridade é que ela é o que é, e simplesmente é. Parece confuso, mas vou exemplificar com um caso real. Há alguns dias, um amigo encheu o peito para dizer: “eu priorizo a qualidade de vida!”. Uma pessoa que fala isso tem que praticar esportes pelo menos 3 vezes por semana, ter uma rotina de alimentação saudável, horários estabelecidos para lazer, tempo com a família e mais todas essas coisas que levam uma pessoa a ter uma vida saudável. Se a pessoa não faz essa série de coisas que levam a qualidade de vida, ela está mentindo! Afirmações são bonitas, mas a priorização é a decisão que você converte em ação. Dá para entender? Eu priorizo várias coisas no começo do dia, mas quando o dia acaba, eu priorizei coisas totalmente diferentes. O que eu priorizei foi o que eu executei! A prioridade pode mudar de acordo com o contexto que você está. E quanto mais você executa as suas prioridades, mais diferente ficará o contexto e você mudará suas prioridades novamente. Parece confuso, mas é a verdade. Muitas pessoas já entenderam que “o que se adia, se abandona”, segundo Peter Drucker. A questão é decidir o que se faz primeiro e o que se abandonará. Ok, não precisa ser tão radical assim, mas toda tarefa adiada corre esse grande risco de ser abandonada, e é por isso que a gente fica tão constrangido em deixar uma tarefa pra depois. Estamos loucos começando tudo e não acabando nada só porque a gente sabe que deixar para depois é quase o mesmo que abandonar. E agora é a hora de voltar para a primeira pergunta: O que fazer primeiro? Eu poderia te dizer que o segredo da priorização é utilizar ferramentas de análise como a matriz GUT, mas a resposta não é fazer uma análise inteligente. O segredo da priorização é a CORAGEM! Você precisa de coragem para:
    • Eliminar tarefas que não darão resultado
    • Não atrapalhar o tempo da sua equipe
    • Acabar com o desperdício de tempo
    • Decidir executar tarefas produtivas ao invés daquelas que nem fazem mais sentido
    • Focar em oportunidades ao invés de gastar todo tempo para consertar problemas passados
    • Estabelecer metas ousadas, que te desafiem, ao invés das metas seguras
    Administração do tempo, eliminar desperdícios, concentração, produtividade e priorização tem a ver com a coragem que você tem de impor suas decisões no seu próprio tempo, colocando a frente o que realmente importa e que vai trazer resultados. Se você não fizer isso, continuará escravo do tempo ao invés de dominá-lo. Eu ainda estou trabalhando nisso, estou em evolução contínua e venho percebendo grandes mudanças na minha rotina, mas é importante entender que a coragem, assim como a excelência, não é um ato isolado, e sim um hábito que você deve ter em todas decisões que fizer. Dê a sua opinião nos comentários aí! Abraço, até mais. 😉

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    7 comentários em “Administração do Tempo: O segredo da priorização de atividades”

    1. Acredito que as grandes frustrações sobre a priorização das atividades é que nós achamos que temos uma lista de atividade a serem executadas. A questão é que não sabemos nada sobre o dia de amanhã (é até bíblico), e então surgem obstáculos pelo caminho, simplesmente. São outras prioridades (talvez necessidades) e o que você planejou antes… já não será mais possível realizar. Exemplos: uma doença, uma crise familiar, uma mudança radical no trabalho… tudo isso está fora do nosso controle (aliás, sempre estará). Creio que temos que priorizar, sim, mas além disso, não cair na frustração das impossibilidades que surgem na vida!

    2. Para que todo trabalho seja alcançado dentro do tempo pré-estabelecido primeiramente necessita de um foco e para isso é preciso trabalhar bem mais no planejamento do que tentando apenas executar mil atividades. Já diz o ditado “Quem faz tudo, não faz nada”. Você pode sim utilizar a ferramenta G.U.T e também o Diagrama de Pareto, mas só isso não será suficiente. Utilize relatórios A3, faça levantamentos do que é falho nos processos e no seu dia-a-dia, deixe claro o que você quer alcançar e estabeleça metas para eliminar esses desperdícios e acompanhe os resultados, quando você alcança-los, mude o foco. Confie na sua equipe, deixem responsáveis, desta forma se consegue até mesmo a satisfação pessoal de cada colaborador e assim você vai trabalhando o gerenciamento da rotina. Planejamento é o essencial, mas também aquele que só planeja e não sai do papel por medo de errar, é falho. Todo trabalho bem feito requer tempo, mas a satisfação em alcançar recompensa qualquer dor. PDCA na minha concepção é a base de tudo. Até mesmo para atividades pessoais.

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