Auditorias (remotas) de sistemas de gestão na crise

imagem de um computador e uma mulher utilizando. Na tela do PC há uma imagem do curso da academia da excelência. Essa imagem simboliza o artigo sobre Auditorias (remotas) de sistemas de gestão na crise.

Desde junho, eu, o Jeison Arenhart, Rogério Meira e toda equipe da Forlogic estamos trabalhando para disseminar informação relevante e consistente sobre auditorias remotas. Tivemos texto do Jeison, do Igor Furniel e até podcast com o Rogério. Mas o que isso tem a ver com auditorias (remotas) de sistemas de gestão?

Hoje quero trazer um pouco das questões chave discutidas nos nossos encontros sobre auditorias remotas e como isso pode impactar as auditorias da sua empresa.

Por que eu deveria fazer auditorias, mesmo na crise?

Nossa empresa já não é a mesma que antes. Por mais que tenhamos mantido os mesmos processos, talvez a forma tenha mudado muito, desde fevereiro de 2020. Isso nos colocou em condição de mudança! Portanto, não tivemos escolha, tivemos que mudar.

Entretanto, de acordo com a ISO 9001:2015, requisito 6.3 Gestão de mudanças, letra b, devemos considerar a “integridade do sistema e gestão da qualidade”. Ou seja, devemos garantir que as saídas do processo sejam as mesmas que antes, por mais que tivemos mudanças. E se não forem as mesmas, entender como isso foi planejado e executado. 

A auditoria ajuda as empresas a verificar essa integridade o sistema de gestão. É o C do PDCA! Ela trará uma visão do que na empresa está funcionando como deveria ou não, de acordo com os padrões estabelecidos pela própria empresa.

Não há momento mais oportuno para fazer isso! Entender como a crise e as mudanças impactaram as operações da sua organização de maneira sistêmica.

A questão é que, neste momento, a única forma de fazer a auditoria seja remotamente.

Auditoria remota não é algo novo

Acredite ou não, na versão 2012 da ISO 19011 (Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão), que antecede a versão que estamos agora, ISO 19011:2018, já consta o método “remoto” no Anexo B. Portanto, já sabíamos que isso era uma possibilidade. O que aconteceu é que o processo acelerou a partir do isolamento social e a pandemia que ainda estamos vivendo.

Veja bem, estou dizendo que o motivo de estarmos fazendo auditorias remotas é o cenário que nos encontramos. Portanto, a auditoria remota é apenas a ferramenta. A principal questão, é a pandemia, o tempo de crise que trouxe mudanças no contexto a ponto de nos desafiar a fazer atividades que já fazíamos de um jeito diferente. Nesse caso, remotamente. 

Auditar na crise não é bagunça

O assunto é polêmico e eu sei que muita gente vai falar do que não funciona. Lembrando que, já foi previsto na última versão da ISO 19011, os riscos da auditoria devem ser identificados e tratados adequadamente, em seu contexto. E riscos são ameaças e também oportunidades! 

Portanto, por mais que a tendência humana seja se agarrar ao que não funciona, vamos abrir espaço para aquilo que pode funcionar ainda melhor que presencialmente.

Mas independente disso tudo, isso não significa que você vá fechar os olhos para as dificuldades e perigos enfrentados nesse cenário. Portanto, vou colocar aqui 2 pontos de atenção que você precisa ter ao planejar e executar sua auditoria.

Viabilidade da auditoria

Antes de sair executando uma auditoria remota, precisamos entender se ela é viável ou não. E se não for, precisamos abortá-la. Isso compreende avaliar se temos a tecnologia necessária, se temos informação suficiente para planejar e conduzir a auditoria, se o auditado está cooperando, se há tempo e recursos suficientes para conduzir auditoria.

Se em algum momento evidenciarmos questões que impeçam se seguir a auditoria de acordo com os princípios, podemos sim alegar que não há viabilidade de concluir.

Entretanto, devemos lembrar que o auditor deve ser mente aberta (requisito 7.2.2 da ISO 19011:2018), o que pode nos colocar a pensar em formas alternativas e diferentes de avaliar evidências. Talvez devamos recorrer a redes sociais para verificar se a pessoa que estamos falando é realmente ela, exigir o uso de webcam, entre outras medidas.

É, precisaremos sair da zona de conforto e pensar alternativas que antes, não precisávamos!

Confidencialidade

Pode acontecer de utilizarmos tecnologias pessoais. Exemplo: aplicativos de chat como whatsapp, telegram e afins. Devemos estar muito atentos ao fluxo de informações e documentos por meio desses meios de comunicação “informais”.

É importante estar atento às formalizações de que esses documentos e informações não serão utilizados de maneira imprópria. Principalmente para organizações que não possuem um software como o Qualiex, onde é possível disponibilizar essas informações com permissões apropriadas ao uso.

Porém, não é o fim do mundo. Isso vai impactar bastante, principalmente, quando estiver fazendo o planejamento da auditoria. Por isso precisamos ter compromissos muito claros sobre o que vai acontecer com os documentos e informações passadas. 

Durante a auditoria há várias tecnologias que podem ajudar nisso! O compartilhamento de tela nas ferramentas de reunião online podem ajudar bastante.

Ajude a empresa a aprender e crescer nessa crise

Eu sei, esses não são os únicos pontos para ter atenção. Temos o contexto interno, estratégias e objetivos da empresa, processos, produtos e serviços, pessoas, riscos, mudanças, competências, recursos, enfim!  

Além do contexto de crise, cada empresa está vivendo um cenário próprio, que pode, ou não, dificultar essa atividade. Mas há um bom início de discussão aqui.

No fim, não podemos perder o foco. As auditorias proporcionam aprendizado, melhoria e crescimento para as empresas. Portanto, elas também são ferramentas de superação da crise. É disso que elas precisam agora, não vamos vamos deixá-las na mão!

Para ajudar nesse desafio, disponibilizamos uma versão gravada do Aulão de auditorias na Academia da Excelência onde você pode aprofundar um pouco mais sobre o assunto com os especialistas Jeison Arenhart e Rogério Meira. Vale a pena o aprendizado!

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