Porque não gerenciar documentos em pastas de rede

Gerenciar documentos em pastas de rede é uma alternativa muito comum nas empresas. As pessoas trocam arquivos, usam as pastas como repositório e as utilizam para compartilhar documentos mais facilmente.

E pode até ser que elas sejam uma alternativa melhor que o drive, muitas vezes usado no processo de gestão de documentos. Entretanto, as pastas de rede apresentam diversas vulnerabilidades e podem atrapalhar bastante o processo. E é sobre isso que vou falar hoje.

Aqui, vale também o que eu disse no meu artigo sobre o uso de Planilhas no SGQ: às vezes, alguns problemas que enfrentamos não estão relacionados à gestão, mas sim às ferramentas que usamos. E nós nem percebemos isso!

Então, avalie os pontos que eu levantar nesse artigo e veja se eles também se aplicam ao contexto atual da sua empresa. Vamos lá!

Qual o problema de gerenciar documentos em pastas de rede?

Antes de mais nada, você precisa entender que estamos falando de um gerenciamento efetivo e voltado à Gestão da Qualidade. E não de apenas jogar os documentos em um repositório qualquer.

Pensando dessa forma, podemos elencar uma série de fatores. Desde problemas de TI e hardware até problemas com configurações e a necessidade de um profissional que saiba fazê-las. Porém, vou direcionar meu texto para problemas de 3 tipos:

• Problemas relacionados à segurança da informação;
• Problemas relacionas à rotina de gestão dos documentos, e;
• Problemas relacionados a processos.

Problemas relacionados à Segurança da Informação;

Se você leva a sério a gestão de documentos, sabe que a Segurança da Informação é essencial. Nela são direcionados parâmetros importantes e que ajudam a evitar diversos outros problemas de gestão.

Dificuldades para manter a Confidencialidade

Um dos princípios da a Segurança da Informação é a confidencialidade. Segundo esse princípio, os documentos só podem ser acessados por quem tem permissão para isso. Entretanto, gerenciar documentos em pastas de rede e se manter leal a esse princípio pode ser um desafio e tanto.

Isso acontece porque é muito complexo estabelecer permissões de acesso aos documentos nas pastas de redes. Não que não seja possível fazer isso por setor ou área, até conseguimos, mas ainda assim é muito limitado. Não conseguimos, por exemplo, dar permissões específicas para cada pessoa que precisa acessar os documentos.

Dessa forma, mesmo que você restrinja acesso a um setor, pode ser que diversos colaboradores ainda consigam acessar o documento, mesmo sem permissão.

Dificuldades para manter a Integridade dos documentos

Outro pilar importante da segurança da informação é a Integridade. Dois pontos primordiais para garantir esse pilar são:

• garantir que ele não se perca ou deteriore;
• assegurar que apenas as pessoas certas vão editar o documento.

Se você tiver um profissional competente na sua TI, gerenciar documentos em pastas de rede até vai garantir o primeiro ponto. (apesar de que já ficamos sabendo de arquivos essenciais aos processos que já foram excluídos “sem querer” em pastas de redes, enfim)

Porém, como já vimos no capítulo anterior, é muito complexo garantir que somente as pessoas certas tenham acesso ao documento. Assim, garantir que eles não sofram alterações indevidas vai ser quase impossível.

Qualquer pessoa que tiver acesso poderá alterar o documento e, mesmo que de forma não intencional, prejudicar a integridade dele.

Para tentar assegurar isso, algumas empresas optam por salvar documentos apenas em versão PDF. Porém, isso gera muito retrabalho, pois acrescenta uma etapa a mais ao processo. Além disso, é preciso manter uma pasta com os documentos originais editáveis, para quando as revisões forem necessárias.

Se as revisões forem centralizadas na Qualidade, é até mais fácil (não para a Qualidade, hehe). Mas se os colaboradores revisarem, então é preciso ficar enviando documentos por e-mail ou criar diversas pastas temporárias para a transferências dos documentos editáveis. Uma complicação que só.

Problemas relacionas à rotina de gestão dos documentos

Existem diversas rotinas que não tem a ver com os documentos em si, mas que são necessárias para manter o sistema rodando. E gerenciar documentos em pastas de rede não vai te ajudar em absolutamente nenhuma delas.

Por exemplo, é preciso fazer um controle para saber se os documentos estão sendo revisados dentro do prazo. Se há atrasos e o que está por vencer. As pastas de rede não vão te ajudar nisso e você vai ter de fazer um controle manual à parte. Nesse caso, você terá de fazer uma lista mestra, por exemplo. (e como eu já disse aqui no Blog, as listas mestras não são nada legais também!)

Outra questão é que você vai precisar avisar as pessoas quando seus documentos tiverem de ser revisados. Aqui, outra tarefa manual! Afinal você terá de checar todos os documentos na sua lista mestra e, depois, sair avisando todo mundo. Some isso ao trabalho de enviar os documentos para todos os envolvidos, garantir que o fluxo de revisão dos documentos seja seguido, etc, etc, etc. (e depois converter o artigo em PDF, não vai esquecer, hein?)

Por fim, há o problema da falta de rastreabilidade. Afinal não existe histórico de revisões nas pastas de rede. Quando um novo documento é upado, o anterior simplesmente deixa de existir. Assim não é possível saber o que foi alterado, muito menos quem alterou.

Algumas empresas optam por armazenar todas as versões dos documentos nas pastas. Entretanto, isso cria um número enorme de documentos “duplicados” e muita confusão na hora de atualizar. Além do risco ainda maior de alguém utilizar um documento obsoleto.

Problemas relacionados a processos

Todos os problemas de gerenciar documentos em pastas de rede que citei até aqui são extremamente complexos. E vão atrapalhar bastante você! Porém, os problemas que vou citar agora são muito mais sérios!

Os documentos são ferramentas que apoiam a execução dos processos. Esse é o propósito da criação deles. E o que acontece se as ferramentas estiverem com defeito? Os processos também terão problemas.

Um deles, muito comum, é o uso de documentos obsoletos. E gerenciar documentos em pastas de rede acentua esse problema. Como as pessoas podem fazer o download sem qualquer tipo de controle, não é possível saber se elas estão usando os documentos atualizados. Pois muitas vezes elas o salvam no próprio computador e usam apenas essa versão.

Mesmo que a Qualidade faça o trabalho de passar recolhendo as cópias físicas depois das revisões, não há como saber se todas as cópias foram coletadas. Pois não há como ter esse tipo de controle, nem mesmo com as copias controladas.

O que acontece, então, é que os colaboradores acabam usando os documentos obsoletos no processo, e com isso executando-o de forma incorreta ou desatualizada. Mais que isso, corre-se o risco de os colaboradores disseminarem documentos obsoletos e incorretos pela empresa, enviando-os para os colegas de trabalho.

Quando isso acontece de forma sistêmica, em muitos casos, melhorias importantes ou correções de falhas são ignorados. Isso traz grandes prejuízos para a empresa. Além de impactar negativamente na qualidade dos produtos e serviços.

Gerenciar documentos em pastas de rede é uma medida paliativa

Acredito sim que existam contextos e contextos. E que as pastas de rede têm lá sua utilidade no compartilhamento de arquivos. Porém, precisamos entender que elas não foram feitas para gerenciar documentos!

Entenda que a gestão de documentos é um sistema e que ele precisa rodar de forma eficiente e otimizada. A partir de certo momento, esse sistema, assim como qualquer outro, precisa ser aprimorado, otimizado. E você não vai conseguir isso nas pastas de rede.

Entenda, você não compra um serrote para martelar pregos, não compra uma chave de fenda para fazer buracos, certo? Então porque utilizar algo que não foi feito para gestão na gestão? Se você busca excelência, comece a pensar de forma excelente, focado em fazer o melhor para o seu sistema de gestão!