Saiba porque a Lista Mestra atrapalha a sua gestão de documentos SGQ

Quando você lida com poucos documentos (50 ou, com muita disciplina, até 100), a gestão por meio da Lista Mestra funciona de maneira relativamente simples, certo? Porém, à medida que a Gestão de Documentos SGQ cresce e o número de arquivos aumenta, lidar com esse volume se torna uma tarefa cada vez mais desafiadora.

Como resultado, manter uma gestão eficiente passa a ser um grande obstáculo.

Nesse cenário, é inevitável enfrentar alguns problemas. E o mais surpreendente? Alguns desses desafios podem surgir mesmo quando você gerencia um número menor de documentos.

O maior problema de tudo isso é que o foco da gestão de documentos acaba se perdendo no meio do caminho. É exatamente sobre isso que vou falar neste artigo. Meu objetivo é mostrar o quanto essa situação pode ser prejudicial para os seus processos e, consequentemente, para a sua empresa.

Gestão de Documentos SGQ com a Lista Mestra

Quando você tem muitos documentos, a Lista mestra pode até te ajudar a ver o que está vencido ou por vencer. Entretanto, a gestão de documentos é um processo completo, composto de diversas fases. E é justamente nas etapas mais críticas do processo que a lista mestra te deixa na mão.

A Lista Mestra não controla as alterações dos documentos

Sempre que você atualiza um documento, precisa também atualizar os dados de controle do arquivo, como cabeçalho e rodapé por exemplo. Isso é bastante básico. Porém, a lista mestra não vai fazer isso por você, assim, toda vez que você ou sua equipe atualizarem um documento, precisará conferir se esses dados de controle foram atualizados. Além  disso, a atualização deve ser feita na lista mestra também.

Imagine se seu SGQ tem 5 mil documentos e você ou sua equipe tiverem de conferir esses dados documento por documento.

Sem contar com o próprio conteúdo dos documentos, que precisa ser minimante analisado para garantir que as mudanças foram feitas. Esse aspecto afeta diretamente os processos em que os documentos são utilizados. Falhar aqui pode trazer grandes prejuízos à execução das pessoas e à qualidade da empresa.

A Lista Mestra não ajuda a cobrar pendências

Durante a implantação da ISO 9001, você estrutura todos os documentos do seu SGQ e define um prazo de um ano para revisão. No entanto, ao final desse período, todos os documentos estarão vencidos, e será necessário notificar os responsáveis individualmente. Esse processo, além de consumir muito tempo, inevitavelmente atrasará a gestão e resultará na execução dos seus processos de forma desatualizada e ineficiente.

Além disso, com o passar do tempo, essa abordagem exigirá atenção redobrada e uma disciplina rigorosa de controle e verificação, o que resultará em uma significativa perda de tempo. Afinal, será necessário monitorar constantemente a lista mestra para identificar quais documentos estão prestes a vencer ou já estão vencidos.

Como se não bastasse, há ainda um problema recorrente: muitas vezes, os documentos são atualizados, mas a lista mestra não. Esse desencontro de informações fará você gastar ainda mais tempo tentando compreender a real situação dos documentos da sua empresa ou cobrando revisões que, na verdade, já foram realizadas.

Com isso, a gestão documental se torna um processo lento e ineficiente, comprometendo não apenas a produtividade, mas também a qualidade dos processos na organização.

A Lista Mestra não te ajuda a gerenciar as revisões

Ainda falando das revisões. Imagine que você tem 500 documentos no seu sistema de gestão. Mesmo que você não os tenha criado em uma única data, de qualquer forma, muitos deles vão vencer em datas aproximadas, certo?

A Lista Mestra é uma ferramenta de controle, porém não vai te ajudar no processo de revisão em si. Não vai te dizer qual documento está com qual responsável e qual a situação atual da revisão. Se o documento já teve uma primeira versão revisada ou se está apenas dependendo da aprovação de alguém. Ela não tem muitos outros controles que são necessários para dar clareza e agilidade ao processo.

A Lista Mestra apenas vai te mostrar o que está vencido ou não. Agora, imagine ter de gerenciar as revisões de, por exemplo, 250 documentos simultaneamente?

Você, no mínimo, vai precisar de outra ferramenta para isso. E o que acontece quando você precisa de várias ferramentas para gerenciar algo? A resposta é: retrabalho, ou seja

• Ficar atualizando a situação dos documentos em vários locais diferentes;
• Acessar várias planilhas para saber a situação de um arquivo;
• Ficar conferindo, talvez com os responsáveis, a situação das revisões. E por aí vai.

E o pior de tudo, com tanto retrabalho e desencontro de informações, suas informações sobre os documentos não será confiável. E consequentemente, isso irá comprometer seus processos e influenciar más decisões.

Foque no objetivo da gestão de documentos, não na ferramenta

Responda rápido: qual é o objetivo da gestão de documentos?

Se você respondeu algo como “manter os processos rodando de forma atualizada por meio dos documentos que os apoiam”, você está no caminho certo!

O problema é que, em certos contextos, a gestão de documentos se torna tão complexa que os profissionais acabam perdendo esse objetivo de vista. Assim, toda a gestão de documentos acaba se perdendo em rotinas que não estão verdadeiramente ligadas à gestão. O objetivo acaba se tornando:

• Atualizar a planilha de lista mestra;
• Atualizar os cabeçalhos e rodapés;
• Carimbar cópias controladas;
• Notificar todos os responsáveis por documentos atrasados;
• Fiscalizar se os documentos foram, de fato, atualizados.

Não raro, é preciso contratar alguém só para executar essas rotinas. Que apesar de importantes, não agregam valor real aos processos. Nem mesmo a gestão de documentos.

Se isso não é gestão, o que é?

Gerenciar documentos, para um profissional da qualidade, vai muito além de tarefas mecânicas. A verdadeira gestão está em ajudar as pessoas a desempenharem melhor suas funções. Portanto, não se trata de:

• Atualizar a Lista Mestra – e sim de compreender por que o documento não foi revisado e buscar a causa do atraso.
• Atualizar cabeçalho e rodapé – mas de orientar as pessoas sobre como analisar seus processos e formalizá-los corretamente.
• Notificar 100% dos responsáveis por documentos – mas de atuar de forma direcionada em atrasos e complicações específicas.
• Fiscalizar as revisões – mas de entender como as informações documentadas estão sendo recebidas e utilizadas pelas pessoas.
• E, acima de tudo, garantir que o que está registrado no papel seja fielmente executado na rotina dos processos!

Gestão de documentos eficiente significa focar no impacto que eles têm nos processos e resultados da empresa, e não em tarefas burocráticas que pouco agregam valor.

Você precisa investir seu tempo orientando as pessoas e ajudando-as a aprimorar os processos. Porém, quando grande parte do seu tempo é consumida com a atualização de planilhas e cobranças, é sinal de que sua Lista Mestra está comprometendo a eficiência da gestão de documentos na sua empresa.

Garanta uma gestão de documentos SGQ focada em processos, não em planilhas

Se você sofre com os problemas que citei nesse artigo, você precisa de uma gestão de documentos mais inteligente. Que te permita atuar no que realmente importa. E isso significa focar em como os documentos ajudam a melhorar o processo em si, e não em atualizar planilhas.

Nós podemos te ajudar nisso. Com o Forlogic Docs, você centraliza seus processos de gestão de documentos em um só lugar. É possível controlar documentos atrasados, revisões, cópias controladas e tudo que você precisa pra uma gestão eficiente e enxuta. Sem contar as dashboards e notificações automáticas que ajudam a gerenciar o processo e engajar as pessoas.

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