Quando você tem poucos documentos (50, muito disciplinadamente 100), você consegue gerenciar seus documentos com a Lista Mestra. Certo?

Agora, quando seu SGQ cresce e começa a lidar com muitos arquivos, fica muito complicado manter uma gestão eficiente. Quando isso acontece, você começa e sofrer com alguns dos problemas que vou listar neste artigo. (ahh, alguns deles, inclusive, você vai notar que enfrentará mesmo gerenciando poucos documentos)

O problema maior disso tudo é que o foco da sua gestão de documentos acaba se perdendo. E é sobre isso que vou falar nesse artigo. Espero conseguir mostrar o quão prejudicial isso pode ser para o seu processo e para sua empresa.

Lista Mestra: complexa e limitada

Quando você tem muitos documentos, a Lista mestra pode até te ajudar a ver o que está vencido ou por vencer. Entretanto, a gestão de documentos é um processo completo, composto de diversas fases. E é justamente nas etapas mais críticas do processo que a lista mestra te deixa na mão.

A Lista Mestra não controla as alterações dos documentos

Sempre que você atualiza um documento, precisa também atualizar os dados de controle do arquivo, como cabeçalho e rodapé por exemplo. Isso é bastante básico. Porém, a lista mestra não vai fazer isso por você, assim, toda vez que você ou sua equipe atualizarem um documento, precisará conferir se esses dados de controle foram atualizados. Além de ter que atualizar isso na lista mestra também.

Imagine se seu SGQ tem 5 mil documentos e você ou sua equipe tiverem de conferir esses dados documento por documento.

Sem contar com o próprio conteúdo dos documentos, que precisa ser minimante analisado para garantir que as mudanças foram feitas. Esse aspecto afeta diretamente os processos em que os documentos são utilizados. Falhar aqui pode trazer grandes prejuízos à execução das pessoas e à qualidade da empresa.

A Lista Mestra não ajuda a cobrar pendências

Imagine que você estruturou todos os documentos do seu SGQ durante a implantação da 9001 e estipulou o prazo de 1 ano para revisão. Depois de 1 ano, todos os documentos irão vencer e você irá precisar notificar os responsáveis 1 a 1. Isso vai levar muito tempo, atrasar sua gestão e fazer com que seus processos sejam executados de forma defasada.

Além disso, ao longo do tempo, isso irá exigir muita atenção e uma disciplina de controle e verificação que vão te fazer perder muito tempo. Afinal, será preciso ficar atento à lista para ver os documentos que estão por vencer e os que já venceram.

Fora isso, muitas vezes, as pessoas atualizam os documentos, mas não atualizam a lista mestra. Dessa forma, você vai perder muito tempo apenas para entender a situação dos documentos da sua empresa ou cobrando a revisão de documentos que já foram revisados.

A Lista Mestra não te ajuda a gerenciar as revisões

Ainda falando das revisões. Imagine que você tem 500 documentos no seu sistema de gestão. Mesmo que você não os tenha criado em uma única data, de qualquer forma, muitos deles vão vencer em datas aproximadas, certo?

A Lista Mestra é uma ferramenta de controle, porém não vai te ajudar no processo de revisão em si. Não vai te dizer qual documento está com qual responsável e qual a situação atual da revisão. Se o documento já teve uma primeira versão revisada ou se está apenas dependendo da aprovação de alguém. Ela não tem muitos outros controles que são necessários para dar clareza e agilidade ao processo.

A Lista Mestra apenas vai te mostrar o que está vencido ou não. Agora, imagine ter de gerenciar as revisões de, por exemplo, 250 documentos simultaneamente? Você, no mínimo, vai precisar de outra ferramenta para isso. E o que acontece quando você precisa de várias ferramentas para gerenciar algo? A resposta é: retrabalho. Retrabalho de ter de ficar atualizando a situação dos documentos em vários locais diferentes. Retrabalho de ter de acessar várias planilhas para saber a situação de um arquivo. Retrabalho de ter de ficar conferindo, talvez com os responsáveis, a situação das revisões. E por aí vai.

Mas o pior de tudo isso é que, com tanto retrabalho e desencontro de informações, você não tem informações confiáveis sobre os documentos. E isso é muito sério, pois pode comprometer seus processos e influenciar más decisões.

Foque no objetivo da gestão de documentos, não na ferramenta

Responda rápido: qual é o objetivo da gestão de documentos?

Se você respondeu algo como “manter os processos rodando de forma atualizada por meio dos documentos que os apoiam”, você está no caminho certo!

O problema é que, em certos contextos, a gestão de documentos se torna tão complexa que os profissionais acabam perdendo esse objetivo de vista. Assim, toda a gestão de documentos acaba se perdendo em rotinas que não estão verdadeiramente ligadas à gestão. O objetivo acaba se tornando:

• Atualizar a planilha de lista mestra;
• Atualizar os cabeçalhos e rodapés;
• Carimbar cópias controladas;
• Notificar todos os responsáveis por documentos atrasados;
• Fiscalizar se os documentos foram, de fato, atualizados.

Não raro, é preciso contratar alguém só para executar essas rotinas. Que apesar de importantes, não agregam valor real aos processos. Nem mesmo a gestão de documentos.

Se isso não é gestão, o que é?

Gerenciar os documentos, para o profissional da qualidade, está ligado a ajudar as pessoas a executar melhor. Portanto:

• a questão não é atualizar a Lista Mestra, mas sim entender porque o documento não foi revisado;
• não é atualizar cabeçalho e rodapé, mas orientar as pessoas em como analisarem seus processos e ajudá-las a formalizar isso da forma certa;
• não é notificar 100% dos responsáveis por documentos, mas atuar pontualmente em atrasos e complicações;
• não é fiscalizar as revisões, mas sim entender como a informação documentada está sendo recebida pelas pessoas;
• e o mais importante: garantir que o que está no papel é o que é executado na rotina do processo!

Você precisa gastar tempo orientando as pessoas. Ajudando-as a melhorar o processo. Porém, se você o gasta para atualizar planilhas e cobrar pessoas, sua lista mestra está prejudicando a gestão de documentos da sua empresa.

Garanta uma gestão focada em processos, não em planilhas

Se você sofre com os problemas que citei nesse artigo, você precisa de uma gestão de documentos mais inteligente. Que te permita atuar no que realmente importa. E isso significa focar em como os documentos ajudam a melhorar o processo em si, e não em atualizar planilhas.

Nós podemos te ajudar nisso. Com o Forlogic Docs, você centraliza seus processos de gestão de documentos em um só lugar. É possível controlar documentos atrasados, revisões, cópias controladas e tudo que você precisa pra uma gestão eficiente e enxuta. Sem contar as dashboards e notificações automáticas que ajudam a gerenciar o processo e engajar as pessoas.

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