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Blog da Qualidade

[CASO REAL] Evitando retrabalho e eliminando planilhas com o Qualiex

imagem retirada do divertimento estratégico. Essa imagem simboliza o artigo sobre desafio assumido com o cliente.

O artigo de hoje é um pouco diferente dos outros que já escrevi aqui para o blog. Porém é um assunto que me traz muita satisfação em falar: desafio assumido com o cliente. E como o fato de estar eliminando planilhas colaborou para que o nosso cliente pudesse superar os desafios!

Se você está aqui no blog é porque possivelmente está em busca de novos conhecimentos, está buscando uma solução para um problema ou simplesmente está aqui por curiosidade.

Se você se identificou com a parte: “buscando uma solução para um problema”, vou te mostrar hoje como o Cliente Qualiex conseguiu superar os seus desafios na Gestão com a nossa ajuda.

Desafio Maior e Desafio Assumido com o Cliente

Temos uma forma diferente de lidar com o cliente aqui na Forlogic. Desde o primeiro contato com a gente, buscamos mapear um Desafio Maior (DM) com o cliente que é, de forma mais ampla, o que o cliente precisa superar com a nossa ajuda. Ao mapear isso, definimos o escopo de produtos que podem ajudar.

Após a aprovação do projeto, nós entendemos esse Desafio Maior com mais profundidade e dividimos esse desafio em pequenas partes, que chamamos de Desafios assumidos com o cliente (DACs). Cada DAC entregue é um passo chegarmos ao Desafio Maior. 

Por que fazemos isso?

O nosso propósito aqui na Forlogic, é: Simplificar o trabalho de pessoas dispostas a buscar excelência, contribuindo com tecnologia, um time de especialistas e um relacionamento único para gerar riquezas.

Quando uma empresa quer contratar nosso software, é porque ela almeja evoluir seus processos ou ela tem uma dor, tem um desafio e nós fazemos questão de entender quais são esses desafios e traçamos estratégias para apoiarmos juntos!

Um caso real de desafio assumido

Em setembro de 2020 um dos nossos clientes conseguiu alcançar o seu desafio maior de: Otimizar o tempo evitando retrabalho e eliminando planilhas. As vezes isso parece utópico, né!? Mas através de muito foco e muita força de vontade, o nosso cliente conseguiu alcançar a sua meta!

1º DAC:  Ter maior controle dos documentos que são disponibilizados aos colaboradores

Eles precisavam sair da lista mestra de documentos que tinham em planilha, precisavam controlar melhor e restringir mais o acesso dos colaboradores, para que estes acessassem apenas através de um canal.

Hoje o Docs é o único lugar onde acessam documento, segundo eles é mais fácil, conseguem consultar as informações de forma mais rápida, além de ter toda a rastreabilidade de quem já visualizou o documento, histórico de revisão, controle de impressão, ou seja, além de superar o objetivo que era parar de ter uma gestão de documentos de forma manual, através de planilha, conseguiram ainda ter rastreabilidade de tudo o que é feito com os documentos. 

Relato do cliente: “Melhorou o controle dos documentos que nós temos, estamos passando por auditoria e até o auditor elogiou a nova gestão de documentos. Anteriormente tínhamos levado uma não conformidade por não ter controle dos documentos. Qualquer pessoa podia editar os documentos e agora com o Qualiex isso não é mais possível”.

2º DAC: Descentralizar a gestão de documentos da Qualidade

Antes eles perdiam muito tempo tendo que controlar os documentos, verificar se os colaboradores estavam consultando a revisão mais atual, tinham que ficar enviando e-mails de cobrança para que as pessoas revisassem o documento.

Para um usuário Qualiex, é muito claro que, a partir de algumas configurações, o próprio sistema irá notificar os usuários, quando tiver alguma pendência por exemplo, ou quando estiver chegando a data de revisar. 

E isso era algo que tomava muito o tempo da área da Qualidade, porque eles têm um volume muito grande de documentos e isso não deixava eles ter foco em outras atividades ou até mesmo de assumirem novas demandas que iriam contribuir para a evolução da empresa.

Hoje eles não se preocupam mais em ficar notificando os colaboradores, o próprio sistema notifica e além de notificar, mostra quem ainda está com pendência.

100% dos documentos deles estão no Qualiex Docs, não tem gestão paralela, tem facilidade em acessar, localizar e rastrear documentos

3º DAC: Padronizar o processo de tratativa de ocorrências para ter mais controle e segurança no processo

Quando começamos a implantação do Tracker, nosso módulo de tratativa de ocorrências, o cliente me trouxe um sentimento de que ele se sentia sozinho nesse processo, não conseguia o engajamento dos colaboradores na tratativa das ocorrências, eles viam como uma atividade a mais e não como algo que poderia gerar melhorias para a organização

Nessa etapa, a primeira coisa que fizemos foi levantar conteúdos para conscientizar a equipe. Quando queremos engajar a equipe primeiro é importante saber qual é o nível de conhecimento das pessoas naquele assunto e então começar a conscientização para gerar significado. 

As pessoas precisam entender o porquê exercer aquela atividade, o que aquilo pode gerar de benefício para o colaborador e para a empresa.

Depois disso é que começamos a trabalhar com o Tracker. Cada estágio para tratar uma ocorrência com o Qualiex, é baseada nas etapas do PDCA, então criamos formulários para que os colaboradores consigam abrir e tratar as ocorrências de forma padronizada, tendo os campos certos para descrever, para aprovar, analisar a causa, definir o plano de ação, fazer a verificação de eficácia da ocorrência, claro que adequando os campos para serem preenchidos de acordo com cada tipo de ocorrência, como por exemplo, reclamação de cliente, não conformidade de auditorias, entre outras.

Com o sistema estruturado, com o processo definido e padronizado, o próximo passo era envolver a equipe, apresentar o módulo de tratativa de ocorrência, eliminar o formulário que tinham que preencher de forma manual, em que não tinham rastreabilidade nenhuma, perdiam informações e também havia a necessidade de parar de fazer a gestão de ocorrências de forma manual, sem um controle efetivo.

4º DAC: Engajar os gestores para incorporar o processo de tratativa de ocorrências 

Após conscientizar os gestores da importância de tratar uma não conformidade ou analisar uma oportunidade de melhoria, começamos o engajamento deles no Tracker V2.

A nova forma de trabalhar com o processo de gestão de ocorrências foi bem aceito. Teve uma aderência de quase 100%. O gestores viram o benefício de ter um padrão de tratar ocorrência, ter o Qualiex para apoiar nesse processo, de ter uma ferramenta que irá notificar os colaboradores quando alguma ação for delegada, quando uma ação ou uma ocorrência estiver atrasada, além de ter evidência. Além disso, a facilidade em buscar dados referente aos problemas ou melhorias que estão sendo ou já foram tratadas.

A aderência foi de quase 100%, foi de quase, porque eles fizeram uma mudança radical nesse processo. Quando falamos em mudanças, nem todas as pessoas aceitam bem em um primeiro momento, porém com a facilidade que o sistema proporciona para trabalharem com esse processo de tratar ocorrências e a clareza que gera, o cliente tem certeza de que a aderência chegará a 100%. 

Desafio Maior: Otimizar o tempo evitando retrabalho e eliminando planilhas

Peço desculpas se você chegou até aqui e não entendeu o porquê desse tópico de Desafio Maior.

Pois bem, aqui na Forlogic, não entregamos apenas Software, buscamos soluções para ajudar o cliente a superar desafios do seu sistema de gestão.  Quando essa empresa chegou até nós, eles tinham uma dor e almejava otimizar o tempo evitando retrabalho e eliminando planilhas.

Para alcançarmos esse desafio fragmentamos ele em 4 partes:

1º Ter maior controle dos documentos que são disponibilizados aos colaboradores

2º Descentralizar a gestão de documentos da Qualidade

3º Padronizar o processo de tratativa de ocorrências para ter mais controle e segurança no processo

4º Engajar os gestores para incorporar o processo de tratativa de ocorrências

Essas partes foram definidas junto com o cliente. Nós fomos analisando o seu processo e entendendo tudo o que ele precisava fazer para conseguir otimizar o tempo evitando retrabalho e eliminando planilhas.

E o cliente?

Bom, para fechar esse artigo, trago o depoimento do cliente:

“Com o Tracker não tenho dúvida de que o processo sofreu uma evolução, está mais fácil, acho que ficou mais organizado, mais fácil de controlar e está automatizado, até mesmo para os colaboradores. Todas as áreas utilizam o Qualiex.

O Docs, está muito incorporado, é o único lugar de consulta, revisão, armazenamento e controle de documentos. Saímos da planilha com a ajuda do Docs e do Tracker. Qualiex está implantado aqui na empresa, sem dúvida alguma, só tem elogios, o tempo melhorou muito, está muito mais organizado, e tudo isso porque começamos eliminando planilhas”.

E você aí, na organização onde atua, quais são os seus desafios no Sistema de Gestão?

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