Análise crítica e aprovação de documento com o Qualiex

Hoje vou trazer um assunto que é bastante questionado dentro das organizações quando o assunto é informação documentada: Análise crítica e aprovação de documento.

No item 7.5.2 da ISO 9001:2015, nos é apresentado práticas que devem ser cumpridas referente à criação e atualização das informações documentadas. O requisito diz que:

Ao criar e atualizar informação documentada, a organização deve assegurar apropriados(as): 

a) identificação e descrição (por exemplo, um título, data, autor ou número de referência);
b) formato (por exemplo, linguagem, versão de software, gráficos) e meio (por exemplo, papel, eletrônico);
c) análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência

O foco desse artigo é sobre a linha C – Análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência, porém é preciso levar em consideração todos os itens para seguirmos um raciocínio..

Criando e atualizando informação documentada segundo a ISO

Vemos que nos primeiros itens estamos tratando:

a) Identificação e descrição 

b) Formato e meio

Poderíamos começar a esclarecer esses tópicos com alguns questionamentos como:

• Como os documentos na sua empresa são identificados? 
• Há uma sequência de códigos? 
• Há uma identificação da data da última revisão? 
• No documento aparece qual é a revisão? 
• Esse documento tem um nome? 
• Onde esse documento está armazenado e disponibilizado aos colaboradores?

Normalmente as empresas utilizam modelo de cabeçalho e rodapé para formalizar esse tipo de informação. No entanto, isso facilita muito quando uma pessoa precisa localizar e identificar o documento na versão correta ou até mesmo iniciar um fluxo de revisão, verificação e aprovação. 

É claro que é um item da norma, mas mais que isso, é uma boa prática que tem como objetivo  facilitar o nosso dia-a-dia. Por isso, deve nos ajudar a executar um trabalho melhor.

E então chegamos na Análise crítica e aprovação quanto à adequação.

Esse requisito se aplica à documentos que precisam ser validados/aprovados, como por exemplo, procedimentos, instrução de trabalho, manuais, entre outros. Entretanto não se enquadram os registros.

Vamos pegar como exemplo um procedimento que irá passar pela a etapa de revisão para que seja feita uma análise dos termos citados no documento, ou o conteúdo descrito no documento está claro para as pessoas que precisarão consultá-lo. Temos a liberdade de alterar o documento até que ele esteja apropriado para uso.

O mesmo não acontece com o registro, já que esse, deve ser armazenado e resguardado pela segurança da informação, pois serve como evidência para algo que já passou.

Portanto, a análise crítica e aprovação quanto à adequação de documentos não se aplica a registros.

Análise crítica e aprovação quanto à adequação

A primeira coisa que quero abordar é quem é o responsável por fazer essa revisão. É o profissional da qualidade? 

A resposta é… NÃO!

Para que haja uma boa revisão deste procedimento, é de extrema importância que seja alguém, ou um grupo de pessoas, que conheçam a rotina e os termos usados no dia a dia, sejam técnicos ou não. Quem for fazer essa etapa do fluxo de revisão do documento tem que se atentar ao formato e meio de linguagem. Isso porque a pessoa que vai consultar este documento, pode não ter o mesmo nível de conhecimento da pessoa que criou o mesmo.

Desta forma, devemos pensar no que é mais adequado a quem vai utilizar aquela informação. Desde a linguagem até o formato do conteúdo. Em determinadas situações, figuras, imagens, fotos, são melhores que descrições. Entretanto, só que conhece o trabalho a fundo poderá fazer essa avaliação.

Mas se não é o profissional da Qualidade que faz isso, o que ele faz?

Ele apoia a execução desse trabalho! Ele verifica se aquele documento está dentro dos padrões da empresa, se atende as normas e os critérios que a área daquele departamento executa.

As pessoas que atuam na área da Qualidade têm a boa intenção, estão preocupadas com a padronização, certificação e também melhoria contínua dos processos da empresa. Porém eles não podem fazer esse trabalho sozinhos. 

Eles têm que envolver as áreas para dizer se naquele procedimento ou na instrução de trabalho ou em outra classificação de documento, é executado de fato o que está descrito. E também, se está de forma clara para quem for ler ou executar o processo à partir daquele documento.

Resumidamente a Qualidade apoia para ver se os documentos estão dentro do padrão estabelecido pela empresa, se atende aos critérios das normas e se tem a ver com a realidade da organização. Já a pessoa técnica irá avaliar o que está descrito.

Um ponto bem importante é definir quem serão as pessoas que irão revisar, verificar e aprovar os documentos. Lembrando que:

• Essa pessoa precisa ter conhecimento sobre o assunto descrito no documento;
• É de extrema importância a Qualidade dar o apoio durante o fluxo de revisão, verificação e aprovação;
• E se você é sozinho, não se preocupe, isso é mais comum do que você imagina, porém é de extrema importância ler o documento mais de uma vez, e se possível, dar alguns intervalos entre essas leituras até chegar a aprovação do documento com o mínimo de erros possível.

Análise crítica e aprovação de documentos utilizando o Qualiex?

Dentre as funcionalidades do módulo DOCS, conseguimos criar fluxos de revisão, verificação e aprovação de documentos. Nele é possível envolver pessoas que vão contribuir de forma positiva para que o documento seja validado e aprovado até estar apto para consultá-lo.

Como uma sugestão de tudo o que falamos agora, segue um exemplo de como poderíamos organizar um fluxo de Revisão, Verificação e Aprovação, utilizando o Qualiex:

O João seria a pessoa que tem conhecimento na área, saberia dizer se os termos técnicos e o que está descrito, está de acordo com o processo. 

A Joana atua no setor da Qualidade, ela irá avaliar se o documento está dentro do layout padrão da empresa, atendendo a critérios internos e ao da norma. 

A Mariana é a líder da área, somente após a validação dela é que este documento estará disponível na nova revisão para quem tem permissão de visualizar.

Podemos ainda envolver mais pessoas nas etapas:

E para os casos em que a pessoa é sozinha no momento de analisar criticamente o documento e aprovar, com o Fluxo de Revisão, Verificação, Aprovação, é possível selecionar a mesma pessoa nas três etapas:

O sistema é bem flexível. Se você quiser deixar apenas as etapas de revisão e aprovação ou somente a de aprovação, é possível. Lembrando que é a etapa de aprovação é obrigatória, porque todo documento precisa estar validado antes de estar disponível aos colaboradores.

Pessoas que são responsáveis pelas as etapas de revisão e aprovação, conseguem alterar as informações do documento e pessoas que estão na etapa de verificação, orientam o revisor ou o aprovador, caso identifique algo que não esteja de acordo.

Por mais que o verificador não altera do documento, ele tem autonomia de voltar a etapa para o revisor ou avançar para a etapa do aprovador, orientando o que precisa ser modificado. 

Mas não é só o verificador que pode voltar etapa, se necessário, em qualquer uma das três sequências do fluxo, é possível voltar etapa:

E o melhor de tudo, é que dá para deixar o sistema configurado para notificar os membros do fluxo sempre que avançar ou voltar etapas. Quando o documento for aprovado, também é possível notificar todos os outros colaboradores que precisam saber da nova revisão do documento automaticamente:

O fluxo de Revisão, Verificação e Aprovação é bem flexível. Uma vez que ele foi criado, é possível alterar os membros que compõem esse fluxo estando o documento em fluxo ou não.

Mas calma, tudo depende da permissão que você, como administrador do sistema, tem total autonomia para definir de acordo com a realidade da sua organização.

Veja como o Qualiex funciona com exemplos da sua empresa

Entenda se o Qualiex é adequado para sua realidade solicitando contato com nosso time de especialistas. Eu posso garantir que, dependendo do seu contexto, um fluxo de revisão automatizado pode trazer produtividade para o seu processo. Fora os ganhos de comunicação, agilidade e centralização de informações.

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