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Gestão de documentos da Qualidade: porque usar o Forlogic Docs

Documentos, arquivos e outras coisas demonstrando a Gestão de Documentos da Qualidade
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A gestão de documentos da Qualidade está diretamente ligada aos resultados dos processos. Afinal, usar um documento obsoleto ou não encontrar a instrução de trabalho pode prejudicar muito a produção, trazendo prejuízos enormes à empresa e gerando não conformidades.

O desafio, então, é gerenciar os documentos sem criar burocracia na empresa. Fazer com que eles sejam utilizados, revisados e mantidos ao alcance de todos. E fazer isso sem o apoio correto é ainda mais trabalhoso.

No Qualiex, para ajudar profissionais a superar esse desafio, fazemos um trabalho mais focado. Primeiro nós mapeamos as dificuldades e pontos fracos da gestão de documentos. Então direcionamos nossa equipe de atendimento para as lacunas identificadas. Dessa forma, conseguimos apoiar cada cliente de acordo com os problemas que ele precisa resolver. Isso nos ajuda a fazer uma entrega mais consistente, que vai além do próprio software.

No artigo de hoje, gostaria de falar de alguns ganhos que as empresas têm quando começam a trabalhar com o ForLogic Docs (módulo de gestão de documentos do Qualiex). Existem diversas atividades que não agregam valor e que conseguimos eliminar, isso gera um ganho quase imediato ao otimizar a gestão com o software. Espero que você goste! (e, é claro, que contrate a gente para evoluir sua gestão da informação documentada aí, hehe)

Como o Forlogic Docs simplifica a gestão de documentos da Qualidade

O Docs é um sistema completo e foi pensado exclusivamente para facilitar a gestão de documentos da qualidade. O sistema consegue integrar etapas e detalhes importantes da gestão, facilitando a vida do gestor do processo e também dos colaboradores.

Neste artigo, não quero me estender muito, então resolvi focar em 3 problemas que o software resolve e que, por si só, já melhoram muito a gestão! Vamos a eles:

1 – Elimina a consulta de documentos obsoletos

O ForLogic Docs conta com um controle muito preciso dos documentos, eliminando um grande problema das empresas: as cópias físicas e as versões desatualizadas.

Ao sinalizar um documento como “Cópia controlada” no sistema, todos os downloads ou impressões que forem realizadas são registradas no sistema. Assim, ao revisar um documento, por exemplo, o sistema já alerta que é preciso recolher as cópias físicas, evitando que um documento desatualizado seja utilizado no processo. O mesmo acontece para os downloads e documentos obsoletados.

Esse controle possibilita ajudar a garantir que somente os documentos certos estarão em posse dos colaboradores. Isso evita NCs em auditorias e, muito mais importante que isso, evita que documentos com informações incorretas sejam utilizados no processo.

2 – Garante a rastreabilidade dos documentos

O Docs conta com um fluxo de revisão muito claro, o que por si só já confere mais velocidade ao processo. Além disso, esse fluxo formaliza todos os envolvidos na elaboração e manutenção das informações documentadas. Assim, é possível saber exatamente o caminho que o documento percorre até estar pronto para ser disponibilizado.

Você saberá facilmente quem elaborou, revisou e aprovou o documento. Isso facilita muito na hora de entender uma alteração ou de envolver as pessoas em na produção de documentos importantes. Se um documento precisa passar pela sua diretoria, por exemplo, é muito simples garantir isso. (além de ajudar nas auditorias, hehe)

Pendência de leitura

Uma outra funcionalidade legal e que ajuda muito na integração e treinamento dos colaboradores é a “Confirmação de leitura”. Por meio dela é possível gerar uma pendência de leitura de documentos para qualquer pessoa.

Essa pendência só desaparece quando o colaborador ler o documento e indicar que leu. Dessa forma, cria-se uma forma ágil de solicitar, por exemplo, a leitura de novos procedimentos ou revisões, além de tornar rastreável essa leitura.

3 – Ajuda a reduzir as pendências da gestão de documentos

Quem faz a gestão de documentos da Qualidade em planilhas sabe o quão sofrido é ter que notificar todos os envolvidos. Geralmente esse e um processo lento e demorado, pois existem muitos documentos e avisar as pessoas leva muito tempo. Assim, os as revisões vencem e as pessoas nem ficam sabendo.

No ForLogic Docs, você consegue configurar avisos automáticos para os colaboradores. Assim, toda vez que um documento vencer, o sistema dispara automaticamente avisos para as pessoas. Isso ajuda a reduzir os atrasos e cobranças.

Além disso, para que o gestor tenha uma visão geral do processo, o sistema disponibiliza dashboards com diversas informações importantes. Sem qualquer esforço, é possível visualizar informações como:

  • Documentos favoritos
  • Documentos pendentes de revisão
  • Documentos em Fluxo
  • Pendências de Leitura
  • Gráfico de Documentos

Isso facilita muito o controle do processo e permite ao gestor atuar de forma mais assertiva, entendendo o que é prioridade no momento.

Uma gestão de documentos da Qualidade completa

Eu ainda poderia falar de diversas outras funcionalidades que evoluem muito a gestão de documentos, por exemplo:

  • Cabeçalho automáticos que eliminam retrabalho e ajudam a garantir mais rastreabilidade ao conteúdo dos documentos;
  • Associação de documentos que ajuda as pessoas a ter uma visão completado do documento, e assim do processo, e também auxiliam na revisão de documentos que tem dependência de outros;
  • Controle de permissões que garante que apenas as pessoas certas terão acesso aos documentos da empresa.

Entretanto, como disse no início do artigo, não quero me estender muito. Minha intenção aqui era mostrar como a gestão de documentos da Qualidade pode ser mais simples, menos burocrática e mais eficiente com a ferramenta certa.

Agora, podemos continuar a conversa pessoalmente, fazendo um diagnóstico da sua empresa e conhecendo seu contexto. Nossos especialistas estão prontos para discutir isso. Então, preencha o formulário abaixo e vamos entrar em contato com você para entender melhor como podemos te ajudar a superar seus desafios



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