Software para Gestão de não conformidades: que funcionalidades são essenciais?

Depois de avaliar a empresa que vai fornecer o sistema para você e considerar como o software pode te ajudar no momento da implantação, é hora de avaliar se as funcionalidades que ele possui se adequam ao seu SGQ e se irão, de fato, melhorar seu processo.

Então, continuando a série sobre Software de Gestão de não conformidades, hoje vou tratar do sistema em si e falar sobre algumas funcionalidades que considero essenciais.

Contrate um software com funcionalidades que te ajudem a envolver a equipe no processo

Depois de cadastrar as NCs, haverá várias etapas para tratá-las e muitas pessoas serão envolvidas. Se seu software não ajudar você a engajar as pessoas ao processo de não conformidades vai ser muito mais difícil tratar as ocorrências e realmente eliminá-las.

O software precisa trazer as pessoas para ele, para que elas queiram usar o software para melhorar o SGQ e aumentar a Qualidade da empresa. E para que isso aconteça, o software precisa:

Ser intuitivo e fácil de usar

Eu sei que isso não é bem uma funcionalidade. Entretanto, se você tiver de passar horas procurando NCs, tentando saber como anda a tratativa, quem são os envolvidos, o que foi ou não feito e quem são os responsáveis, é melhor continuar nas planilhas, não é mesmo?

Parece ser meio óbvio, mas às vezes as pessoas se esquecem de avaliar isso. Um software de gestão de NCs deve ser simples de usar. Não adianta ele ter todas as funcionalidades do universo se você e, principalmente, seus colaboradores não conseguirem utilizá-las.

É preciso que todas as informações estejam organizadas e facilmente acessíveis, para que você não perca tempo na hora de procurá-las ou fique perdido na hora da auditoria. O fluxo de tratamento das não conformidades tem de estar claro, tem de ser facilmente visualizado.

Notificar automaticamente as pessoas

Quando você abre uma não conformidade, você precisa comunicar as pessoas e mantê-las informadas sobre as atualizações, não é? Um bom software de gerenciamento de NCs ajuda a manter o fluxo em andamento automaticamente. Imagine se você tiver de ser a ponte entre todos os envolvidos, tiver de avisar todo mundo de tudo e ficar cobrando cada tarefa em atraso?

O software que você contratar tem de fazer com que a transição entre as etapas da tratativa seja a mais fluída possível. Você não pode ter um software e ser obrigado a ficar dizendo: “ô, fulano, eu já fiz minha parte, agora é com você”. O sistema tem de fazer isso por você, tem de notificar aos interessados a finalização de cada etapa e enviar notificações de atrasos para eles. Assim, vai ficar muito mais fácil monitorar o que está ou não em atraso, te deixando a par da situação e permitindo que você foque somente nas NCs que precisarem mais da sua atenção.

Contrate um software que preserve sua história

Você provavelmente já leu ou ouviu essa frase do filósofo irlandês Edmund Burke:

Aqueles que não conhecem a história estão fadados a repeti-la.

Pois é, as não conformidades da sua empresa fazem parte da história dela. Você aprendeu com elas, resolveu problemas e melhorou o seu SGQ com elas. De nada adianta o software fazer tudo que já falei anteriormente se ele não registrar tudo isso para que você possa consultá-las quando e onde precisar. A história precisa ser registrada, e seu software precisa manter um registro das suas NCs.

Como se o aprendizado não bastasse, a ISO 9001:2015, requisito 10.2.2, exige que as organizações devem “reter informação documentada”. Assim, para te ajudar na hora da auditoria, um software definitivamente precisa manter registrados todos os passos da sua tratativa de NC. E para fazer isso, seu software deve:

Permitir a personalização de relatórios

Imagine se o software registrar todos os dados de forma fácil e precisa, mas não os organizar em um documento igualmente fácil e preciso. O que você terá de fazer? Terá de organizar esses dados você mesmo e, resumindo, perder um tempão.

Como eu disse anteriormente, a ISO ainda exige informações documentas sobre as NCs, então o software que você contratar já tem de deixar isso pronto para você, tem de disponibilizar relatórios, por exemplo, com um só clique para você apresentá-los para o seu auditor.

Além disso, para que sejam realmente úteis para você, esses relatórios precisam ser personalizados com a identidade visual da sua empresa e, muito mais importante que isso, com informações relevantes para o contexto do SGQ da sua organização.

Anexar evidências

É fundamental poder anexar evidências durante o processo de identificação e tratativa da não conformidade, para que, assim, você possa atuar mais focado e tenha fatos e dados que te ajudem na hora das auditorias.

As evidências permitem uma análise mais aprofundada da ocorrência e ajudam a encontrar as causas raízes da não conformidade, fazendo com que ela seja tratada de forma mais eficaz e tenha menos chances de reincidir.

Além disso, as evidências demonstram que foi feita uma análise verdadeira da NC, provendo mais informação documentada para o auditor. Afinal, a gente até brinca, mas não dá para ficar nessa de ir “Negando as aparências, disfarçando as evidências” na hora da auditoria.

Permitir que todos acessem as NCs sem perder a segurança das informações

Já falei um pouco sobre isso no post anterior, mas vale a pena ressaltar.

Contratar software na nuvem já é quase unanimidade hoje em dia, pois permite o acesso de qualquer dispositivo que esteja conectado à internet. Assim, pode-se consultar as NCs de qualquer lugar a qualquer momento.

Porém, é fato também que, dependendo do seu contexto, disponibilizar o acesso para seus colaboradores fora do horário de trabalho ou fora da empresa pode comprometer a segurança das suas informações. Então, se necessário, é preciso que o software permita, por exemplo, que você restrinja o acesso somente aos computadores da sua empresa ou em horários pré-estabelecidos, pois isso garante que suas informações vão estar centralizadas e seguras.

Planejar ações

O ponto chave da tratativa de NCs é o plano de ação, afinal é ele quem vai resolver o problema. Se você tiver que criar o plano de ação fora do software que você contratou, comece a rever seus conceitos.

E não basta só disponibilizar um campo para você descrever o plano, o software tem de proporcionar a você uma ferramenta que ajude a formular suas ações. O que você realmente precisa é tratar a NC, e isso não vai surgir do nada. Se o software disponibilizar uma ferramenta da qualidade, por exemplo, você tem grades chances de obter sucesso na sua tratativa, pois isso vai tornar sua análise e seu plano muito mais bem fundamentados.

Ajudar na padronização e divulgação

Qual é o objetivo de tratar NCs? Atrapalhar a vida das pessoas? É claro que não, falamos bastante sobre isso no nosso 3º Qualicast e no Blog da Qualidade: as não conformidades são oportunidades de melhoria!

Durante a tratativa de uma ocorrência podem surgir diversas ideias de como eliminar a causa raiz do problema, e um plano de ação eficaz vai fazer isso: impedir que a NC volte a acontecer; evitando que aquele problema ocorra de novo, evitando insatisfação dos clientes e ajudando a atingir os objetivos da sua empresa.

É comum, então, que novos procedimentos e práticas surjam durante a tratativa das não conformidades, procedimentos que serviram de solução para os problemas ou que evitarão a reincidência deles. E o que você faz com esses novos procedimentos/práticas? Tranca a sete chaves?

Você vai precisar transmitir isso para todos os setores ou colaboradores que estejam envolvidos no processo, isso é uma recomendação ISO 9001:2015. O software que você contratar precisa te ajudar a padronizar e divulgar essas novas práticas, precisa ajudar a comunicar esses novos conhecimentos para as pessoas da sua empresa.

Conclusão final: não pense somente em uma parte do processo, pense no todo!

Se você juntar todas as características que eu listei nos três posts, perceberá que um software precisa proporcionar a você um processo completo de tratativa de NCs. Não vai ajudar muito se ele atuar somente em um ou outro aspecto das não conformidades.

Você precisa contar com ele do começo ao fim, do cadastramento das NCs até a Padronização e Divulgação! Do contrário, você estará pagando um serviço que ainda vai te render trabalho extra e desperdício de tempo (ou até mesmo retrabalho).

Há diversos fatores importantes na hora de contratar um software, e esses que abordei nos meus textos sobre software de gestão de não conformidades são alguns dos que considero fundamentais para melhorar o seu processo. Essas características irão facilitar o seu dia a dia, tornando o fluxo do processo mais ágil sem que você perca o controle das NCs, além disso, vão te ajudar a atender alguns requisitos da ISO 9001:2015, o que também vai facilitar, e muito, a sua vida!

Ler mais sobre softwares para Gestão de NCs

#01 – Por que utilizar um Software para gestão de Não Conformidades?

#02 – Software para Gestão de não conformidades: como escolher a melhor empresa?

#03 – Software para Gestão de não conformidades: o que você precisa considerar na implantação

#04 – Software para Gestão de não conformidades: que funcionalidades são essenciais?

#05 – 6 funcionalidades essencias do Forlogic Tracker para gerenciar não conformidades

#Vídeo – Como consolidar informações de Não Conformidades com o Qualiex

#Bônus: [PESQUISA] O que empresas do setor da Saúde consideram na implantação de software para SGQ!