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Software para Gestão de não conformidades: o que você precisa considerar na implantação

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No meu último post sobre Software para Gestão de não conformidades eu prometi que iria falar, no próximo post da série, sobre as funcionalidades do software. Entretanto, conversando com a Monise e o Bruno, me dei conta de que tem um fator muito importante sobre os softwares que precisa ser avaliado entre uma coisa e outra, ou seja, entre analisar a empresa que fornecerá o software e as funcionalidades que o sistema provê ao usuário. Esse fator é a implantação!

Então, vou adiar um pouquinho o post sobre funcionalidades e falar sobre implantação. Mais especificamente, sobre as características que o serviço precisa ter para te ajudar a implantar o software na sua empresa. Isso é muito significativo, pois uma implantação bem-sucedida é um importante passo para engajar seus colaboradores no SGQ!

Como um Software para Gestão de não conformidades pode ajudar na implantação?

É comum que haja certo estranhamento durante a transição das planilhas para o software. Dessa forma, é muito importante que o software forneça o suporte adequado, não só para minimizar os impactos da implantação (esse estranhamento inicial), mas também para garantir a aderência da sua empresa ao sistema. Nesse momento, algumas características do sistema podem fazer toda a diferença, ele precisa:

Facilitar os Treinamentos

Como sua empresa vai implantar o software se seus colaboradores não tiveram o treinamento adequado e não sabem como fazer isso, não sabem utilizar o sistema? O software de não conformidades tem de oferecer a possibilidade de você treinar quem quiser, quando e sempre que precisar, não só na hora de fechar o contrato.

Outro aspecto importante diz respeito à disponibilidade de treinamento. Imagine se você só receber 1 treinamento a respeito do software e, depois de tê-lo feito com seu pessoal, a alta direção da sua empresa contrata mais 5 pessoas para sua equipe. E aí? Se a quantidade de treinamentos for muito restrita, mais cedo ou mais tarde, você terá problemas.

Disponibilizar um bom Manual do sistema

A existência de um manual do sistema, que esteja sempre atualizado e disponível, facilita muito a utilização do software. Sempre existem questões mais simples, que podem ser facilmente resolvidas com uma simples consulta. Isso fará com que você poupe tempo, evitando que precise entrar em contato com o fornecedor toda vez que surgirem dúvidas.

Além disso, é muito comum que algumas empresas trabalhem fora do horário comercial, impossibilitando que seus colaboradores entrem em contato com o fornecedor do software. Imagine ter que tratar ou cadastrar uma não conformidade no período noturno, por exemplo, e não conseguir tirar dúvidas sobre o software? Um bom manual pode salvar sua tratativa e agilizar o seu processo.

Ter um time de atendimento competente

A qualificação do time de atendimento do software que você contratar é extremamente importante. É normal surgirem dúvidas na hora da utilização do software. Por mais que manuais funcionem bem, é sempre importante ter alguém disponível para te ajudar, mesmo porque o seu processo de tratativa pode ter algumas peculiaridades e somente alguém muito capacitado, que entenda tanto do sistema quanto de Gestão da Qualidade, poderá te orientar.

Também não adianta nada se a equipe for extremamente bem capacitada, mas você não conseguir entrar em contato com ela. É importante que você consiga conversar com algum colaborador da empresa que fornece o software da maneira mais fácil e prática possível. Pode ser via chat, telefone ou e-mail. Se a empresa disponibilizar esses três meios de comunicação, por exemplo, você pode optar pelo que mais se ajusta ao seu contexto ou problema.

Contrate a quantidade certa de usuários

Por último, quero levantar uma questão que tem a ver não só com o software, mas também com a sua decisão de compra: você tem de contratar a quantidade certa de usuários!

A ISO 9001:2015 determina, por exemplo, que a informação documentada “esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária”, requisito 7.5.3.1, alínea a). Então, ao escolher o pacote de usuários, você tem de analisar criticamente quando e quantos colaboradores terão de acessar às NCs. Se não, você terá muito mais dificuldade de engajar as pessoas, estará descumprindo um requisito da norma e poderá até piorar a tratativa das suas ocorrências.

Imagine a seguinte situação: você contrata uma empresa que comercializa o acesso com usuários concorrentes (a Netflix, por exemplo, utiliza esse sistema) para o acesso às NCs, ou seja, se você contratar 5 usuários concorrentes (login), somente esses 5 colaboradores poderão utilizar o sistema ao mesmo tempo, mesmo que toda sua empresa esteja cadastrada no sistema.

Caso você subestime a quantidade de pessoas que precisam acessar o sistema, contratando usuários insuficientes, podem acontecer situações em que o seu colaborador precise ficar esperando ou, até mesmo, de ele ter de pedir para outro colaborador sair do sistema para que possa acessar o software. Se alguém esquecer de deslogar então, já viu…

Isso certamente vai gerar frustração e desperdício de tempo, além de que, muitas vezes, seu colaborador deixará de cadastrar a NC, gerando desengajamento da equipe, reincidências e perdendo oportunidades de melhoria, ou seja, tudo que você não precisa no processo de tratativas de NC e no próprio SGQ da sua empresa!

Se você não quiser ter esse problema, contrate a quantidade certa de usuários. Do contrário, você pode ter mais trabalho gerenciando os usuários do que as NCs propriamente ditas.

Tudo isso porque: seu software será fundamental para o engajamento

Pense comigo: seu Software para Gestão de não conformidades vai centralizar TODAS as informações relativas às NCs da sua empresa. O que acontece se ele não for adequado e pensado para engajar pessoas? Sim, seu processo não vai rodar direito, continuará apresentando falhas e resultados insatisfatórios.

Por mais que estejamos falando de tecnologia, são as pessoas que irão executar os processos, cadastrar e tratar as ocorrências. Se seu software não trouxer as pessoas para perto dele, não as estimular e ajudar no trabalho do dia a dia, ninguém vai utilizá-lo e, pior, ninguém vai dar a devida importância às NCs da sua empresa.

No próximo post dessa série, vou falar sobre as funcionalidades que considero essenciais em um software para Gestão de NCs. Espero que você esteja gostando dos posts, e seria muito legal saber sua opinião, então, se possível, deixe um comentário! =D

Ler mais sobre softwares de Gestão de NCs

#01 – Por que utilizar um Software para gestão de Não Conformidades?

#02 – Software para Gestão de não conformidades: como escolher a melhor empresa?

#03 – Software para Gestão de não conformidades: o que você precisa considerar na implantação

#04 – Software para Gestão de não conformidades: que funcionalidades são essenciais?

#05 – 6 funcionalidades essencias do Forlogic Tracker para gerenciar não conformidades

#Vídeo – Como consolidar informações de Não Conformidades com o Qualiex

#Bônus: [PESQUISA] O que empresas do setor da Saúde consideram na implantação de software para SGQ!

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