Auditor Líder ISO 9001:2015 e autor de centenas de artigos sobre Gestão da Qualidade, sempre acreditei que as pessoas têm o poder de mudar o mundo a sua volta, desde que estejam verdadeiramente engajadas nisso. Por isso me dedico a ajudar as pessoas a criar laços verdadeiros com seu trabalho, porque pessoas engajadas mudam o mundo!
Qualquer gestor sabe que as Não Conformidades são inevitáveis, não existe processo tão perfeito que nunca vá dar algum problema. O complicado é que muitas vezes as NCs não são bem documentadas, trabalhadas, monitoradas e comunicadas, o que dificulta o gerenciamento e pode até inviabilizar a tratativa.
Perder o cadastro, não ter informações precisas, ouvir responsáveis dizerem que “não sabiam de nada”, ter de analisar várias planilhas para entender uma só não conformidade, perder dias montando relatórios manualmente; tudo isso são problemas comuns de quem não tem um sistema eficiente de gerenciamento de não conformidades e pode acabar tornando o seu processo de tratativa em um verdadeiro bicho de 7 cabeças.
O bom gestor sabe que as não conformidades não são ruins, pois são, na verdade, oportunidades para que a organização melhore cada vez mais os processos executados. E se isso não está acontecendo aí na sua empresa, você deve estar perdendo muito tempo e dinheiro.
Anteriormente, já falamos aqui no blog sobre as vantagens de utilizar um software para realizar a gestão das NCs. O Forlogic Tracker é o software recomendado pelo Blog da Qualidade para você fazer isso, e hoje vou apresentar 6 funcionalidades dele que vão otimizar o seu gerenciamento de não conformidades.
1 – Ferramentas da Qualidade Integradas
Durante a tratativa das NCs, é preciso, antes de tudo, chegar a causa raiz da não conformidade, o que é, inclusive, uma determinação da ISO 9001:2015, presente no item “10.2 Não conformidade e ação corretiva”: “2) determinando as causas da não conformidade;”
Para auxiliar você a atender esse item, o Tracker integra ao processo de cadastro das NCs as duas ferramentas mais utilizadas no mundo para analisar as causas raízes das não conformidades: os 5 Porquês e o Diagrama de Ishikawa. Dessa forma, as informações estarão todas centralizadas, facilitando a tomada de decisões e impedindo que você perca dados importantes.
Sabe aqueles diagramas de Ishikawa feitos no Excel que, por mais caprichados que fossem, não ficavam nada parecidos com uma espinha de peixe? No Tracker você nem vai precisar perder tempo para montar esse esqueleto, no próprio sistema já há campos específicos organizados visualmente, fáceis de serem completados e consultados.
2 – Plano de ação
Cadastrada a NC e analisadas suas causas, você poderá elaborar o plano de ação diretamente no Tracker, determinando ações imediatas e/ou corretivas.
Para isso, o Tracker utiliza a metodologia 5W2H, disponibilizando campos para você determinar o que será feito, quem será o responsável pela atividade, em que locais (setores) a ação será realizada, quando, porque e como será feita a ação, e quanto isso vai custar.
Com esses dados, você obtém informações documentadas que fornecem evidências de que você planejou a tratativa da não conformidade e atende ao item A da seção 10.2.2 da ISO 9001:2015:
10.2.2 A organização deve reter informação documentada como evidência:
a) da natureza das não conformidades e quaisquer ações subsequentes tomadas;
Além disso, se uma determinada não conformidade precisa ser tratada em vários locais, você pode abrir planos de ação específicos para colaboradores de diferentes setores, pois nem sempre uma não conformidade vai ser resolvida em único departamento.
Quando você buscar por essa NC, todas as ações cadastradas estarão disponíveis para você monitorar quem não está em dia com as suas atividades, facilitando a cobrança das lideranças e identificando quem são as pessoas que você precisa ajudar.
3 – Envolver partes interessadas
Ao cadastrar uma NC, você pode envolver uma equipe que será notificada sobre tudo que acontecer durante a tratativa. Se um cliente importante gerou uma reclamação, além das pessoas que vão tratar a NC, você pode cadastrar outros colaboradores que precisam saber da ocorrência. Você pode, por exemplo, cadastrar o time de atendimento, assim, quando o cliente entrar em contato, todas informações estarão disponíveis para quem o atender.
Além disso, você pode divulgar as informações (cadastro, análise de causas, ações, etc.) das não conformidades para seus clientes, fornecedores, auditores e consultores via e-mail a qualquer momento. Essa funcionalidade é muito importante pois permite que você comunique seus clientes sobre o andamento das reclamações, seus provedores externos sobre problemas causados por produtos ou serviços que eles forneceram para sua empresa, e seus auditores/consultores sobre a tratativa das NCs. Esse processo, por si só, ajuda a engajar as pessoas ao SGQ da sua empresa, o que é um dos princípios adotados pela ISO 9001:2015.
4 – Dashboard: acompanhamento de tratativa
Quantas NCs estão atrasadas? Quais colaboradores não estão realizando os planos de ação? Quantas NCs estão abertas? Quantas ocorrências cada cliente abriu? Em que setor há mais NCs? Todas essas informações podem ser complexas de serem averiguadas em um sistema de planilhas, pois geralmente são cadastradas em formulários diferentes ou até mesmo em planilhas diferentes, e que na maioria das vezes não são atualizadas em tempo real.
No Tracker, você tem todas essas informações agrupadas na Dashboard (Painel de Controle). Elas estarão organizadas em um gráfico de fácil visualização, em formato de pizza, que permite ver as NCs por Responsável, Status, Tipo, Cliente e Local.
Clicando em cada colaborador, por exemplo, você pode facilmente acessar as não conformidades de que ele é responsável e saber como está o processo de tratativa.
Também há na DashBoard uma outra ferramenta da Qualidade que auxilia muito na priorização das NCs: o Diagrama de Pareto. Com essa ferramenta você consegue classificar as NCs por tipo, local e cliente, podendo atuar de forma mais inteligente e focada na classificação (tipo, local ou cliente) que precisa de maior atenção ou que tem mais ocorrências.
5 – E-mails periódicos
Para ajudar a engajar a equipe, você consegue configurar datas para que o software dispare automaticamente notificações por e-mail, informando todos os envolvidos nas ocorrências sobre como está a tratativa da NC.
Você consegue configurar esses e-mails para notificar os responsáveis com antecedência, avisando-os de que o prazo da tratativa está terminando; ou pode ainda configurar o envio automático de e-mails para cobrar as NCs e ações que estiverem atrasadas.
6 – RNC – Relatório de Não Conformidade
A qualquer momento, você pode baixar um relatório com todas as informações disponíveis sobre a NC. Tudo organizado em um único documento, prontinho para ser utilizado como evidência nas auditorias, além de personalizado com a sua logo e que pode, inclusive, ser exportado para PDF.
Vale lembrar que o RNC (Relatório de Não conformidade) ainda é obrigatório na ISO 9001:2015 e o Tracker organiza todas as informações relacionadas a NC em um registro documentado, de forma a atender esse requisito.
Com essa funcionalidade, você não precisará perder horas montando relatórios de não conformidades, o relatório estará sempre pronto e disponível para download e consulta.
Otimize seu processo!
Essas funcionalidades vão fazer com que você tenha as NCs na palma da sua mão, permitindo que você as monitore de onde quer que esteja e tendo a certeza de que seus colaboradores estão recebendo informativos sobre atrasos e ações a executar.
O Forlogic Tracker otimiza todo o processo de tratamento das não conformidades. Você não precisará se preocupar em elaborar estruturas de documentos ou em notificar um a um dos envolvidos. Isso faz com que você ganhe tempo e agilidade, podendo focar no que realmente importa: a tratativa da NC.
Com o Tracker, você vai fazer as pazes com as não conformidades e elas vão, definitivamente, deixar de ser um bicho de 7 cabeças na sua empresa! Agenda um bate papo com a gente que nós te mostramos como o software vai funcionar aí na sua empresa!
Ler mais sobre softwares de Gestão de NCs
#01 – Por que utilizar um Software para gestão de Não Conformidades?
#02 – Software para Gestão de não conformidades: como escolher a melhor empresa?
#03 – Software para Gestão de não conformidades: o que você precisa considerar na implantação
#04 – Software para Gestão de não conformidades: que funcionalidades são essenciais?
#05 – 6 funcionalidades essencias do Forlogic Tracker para gerenciar não conformidades
#Vídeo – Como consolidar informações de Não Conformidades com o Qualiex
#Bônus: [PESQUISA] O que empresas do setor da Saúde consideram na implantação de software para SGQ!
