Gestão de processos

Porque estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade

Pessoas trabalhando frente a um computador para estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade.
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Estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade é um passo fundamental para uma boa gestão de documentos. A partir da estrutura que você determinar, muitas decisões serão tomadas, afinal, ela terá de atender a diversos requisitos da sua empresa e processos.

Além disso, os documentos são ferramentas de execução dos processos, ou seja, eles apoiam diretamente à execução. Assim, quaisquer dificuldades que você tiver com os documentos e a estrutura de gestão da informação documentada poderão afetar diretamente a execução dos processos e, com isso, afetar também o desempenho da sua empresa.

Por isso, neste post, gostaria de falar um pouco sobre as vantagens de ter uma estrutura de documentos bem-definida. E com isso, é claro, ressaltar a importância de garantir uma estrutura de documentos sólida e voltada às necessidades da empresa.

O que é uma estrutura de documentos?

Falando de forma simples, a estrutura de documentos é a definição de onde cada documento da sua empresa vai estar armazenado. Como se fosse uma espécie de mapa que as pessoas devem seguir para lidar com a informação documentada.

Aqui, vale ressaltar que temos uma via de mão dupla: “colocar novos documentos no sistema” e “buscar documentos quando necessário”. Assim, você precisa estruturar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade de forma a:

  • Garantir que os documentos sejam colocados no lugar certo;
  • Garantir que as pessoas saibam ondem encontrar os documentos.

Uma dica legal é separar os documentos de acordo com o uso. Você precisa ter repositórios específicos para cada tipo de documentos. E esses repositórios tem de estar disponíveis para quem precisa deles.

Não adianta, por exemplo, ter um arquivo físico cheio de instruções de trabalho e ele estar distante da produção, distante dos colaboradores que usam esses documentos no dia a dia de trabalho.

Traz maior clareza na hora das auditorias

Pela experiência que temos no Qualiex, sabemos que quanto mais organizada a gestão de documentos, maior a clareza sobre os processos da empresa. Mas calma, não estou dizendo que a informação documentada resolve tudo. Apenas que estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade ajuda a pensar os processos e entender como a empresa funciona.

Imagine ter de apresentar evidências para uma auditora se você não sabe onde encontrar os documentos. Se não conhece nem mesmo os processos, procedimentos ou instruções de trabalho que apoiam determinada atividade?

No mínimo, você vai se perder e ter dificuldades para demonstrar a conformidade com os itens.

Facilita e agiliza a organização do sistema de gestão dos documentos

Imagine uma gaveta com 15 chaves diferentes (dessas que os mecânicos usam). Agora imagine que várias pessoas utilizam essas chaves o tempo todo. O que acontece se as pessoas não souberem exatamente onde colocar cada chave? Toda vez que uma chave for retirada do lugar, ela vai ser colocada em um lugar diferente na volta.

Aposto que você se lembrou dos desenhos da metodologia 5S para garantir que isso não aconteça, certo?

Com a informação documentada é a mesma coisa. Afinal, se você não estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade de forma clara e objetiva, ninguém vai saber onde colocar os documentos.

Não importa se é em um arquivo físico, nas pastas de redes ou em um software de gestão de documentos. A estrutura tem de ser clara o suficiente para que todos entendam onde cada documento deve estar.

Estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade ajuda a garantir a segurança da informação

Um dos pilares da segurança da informação é garantir que somente as pessoas certas acessem os documentos. E isso será muito mais complexo sem uma estrutura clara de gestão da informação documentada.

Isso acontece porque, ao estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade, você terá de levar em conta fatores como as autorizações de acesso e os responsáveis por cada tipo de informação.

Assim, se utilizar um software por exemplo (recomendo o ForLogic Docs, hehe), poderá configurar o acesso de acordo com as permissões que cada colaborador tem. Assim você garante que apenas as pessoas certas terão acesso àquele documento ou nível da estrutura.

Ajuda a evitar burocracia

Quando você tem uma estrutura de documentos clara, bem definida, é mais fácil pensar a respeito do papel da informação documentada. Pois ter uma estrutura clara de documentos ajuda a esclarecer o que precisa ou não ser criado e qual é o papel de determinada informação documentada na empresa.

Ao elaborar um documento, você terá de pensar em fatores que são inerentes à gestão: o objetivo do documento, quem precisará ter acesso, onde ele vai ser armazenado, como vai ser disponibilizado para as pessoas, etc.

Perceba que essas informações também têm de ser definidas ao estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade. Isso acontece pois elas são cruciais ao montar a estrutura, seja em pastas de rede, em arquivos físicos mesmo ou em um software.

Dessa forma, é possível refletir melhor acerca de um novo documento comparando-o com o que foi estabelecido anteriormente. Até mesmo uma simples comparação do documento com os requisitos da estrutura de gestão pode ajudar. Afinal, se ele não se encaixa em nenhum lugar na sua estrutura, será mesmo que ele precisa existir?

Descartes e obsoletados

Puxando o gancho, uma estrutura bem organizada e gerenciada por meio de uma ferramenta eficaz vai te ajudar a manter documentos obsoletos fora de uso. Além de auxiliar no descarte de documentos, o que ajuda a manter o sistema de gestão mais limpo e eficiente.

Estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade ajuda a pensar a gestão como um todo!

Quando você parar para montar a estrutura de documentos do seu Sistema de Gestão da Qualidade, vai precisar pensar em diversos fatores importante. Fatores esses que, ao criar um documento individualmente, nem sempre pensamos. Aqui no blog, já falamos de alguns aspectos importantes da gestão de documentos, a constar:

  1. Compilação (como vamos agrupar os documentos? por projeto, cliente, produto, data);
  2. Indexação (como buscar?);
  3. Condições de acesso (quem pode ver? como?);
  4. Arquivo (arquivo físico, pasta de rede, software);
  5. Armazenamento e manutenção (condições ambientais e seguras);
  6. Tempos de retenção;
  7. Inutilização.

Ao estruturar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, tudo isso tem de ser pensado. Inclusive para encontrar formas de garantir que todos os novos documentos que forem acrescentados à estrutura sigam esses parâmetros.

Ter uma estrutura de gestão de documentos é dar clareza à informação documentada

O foco da gestão de documentos é criar meios de apoiar os processos, e isso não vai mudar. Porém, para que consigamos atingir esse objetivo, precisamos pensar no sistema como um todo, não nos documentos individualmente.

Assim, estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade é uma tarefa que deve, sempre, ajudar a garantir clareza e simplicidade a quem utiliza a informação documentada. Então, seja por meio de uma estrutura piramidal, de árvore ou em fluxogramas (isso é assunto para outro post), garanta que as pessoas vão ter o apoio que precisam!

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