Software para Qualidade, Consultoria e Certificadora – Orientações para se certificar na ISO 9001:2015 (parte 3)

Às vezes, durante a implantação de um SGQ, o pessoal fica em dúvida sobre a contratação de um software para Qualidade, uma Consultoria e, obviamente, da Certificadora. Por isso, nesta série de artigos em que estou dando algumas orientações para se certificar na ISO 9001:2015, resolvi falar disso também.

Já falei sobre a importância de definir papeis e responsabilidades e sobre as etapas da implantação. Hoje vou falar desse assunto, talvez, um pouco delicado: a necessidade contratar outras empresas para ajudar no processo de implantação.

Pretendo falar mais especificamente sobre como essas empresas (Software para Qualidade, Consultoria e Certificadora) podem ou não te ajudar. E se você realmente precisa contratar alguma delas. Acho importante tratar desse assunto, pois sempre surgem algumas dúvidas sobre isso por aqui. Então, bora pro conteúdo:

É necessário contratar um Software para Qualidade ou uma Consultoria?

Aqui no blog, recebemos muitos e-mails. São dúvidas, elogios, críticas, sugestões e muito mais. Sobre o assunto de hoje, muita gente pergunta se é preciso contratar um software para qualidade e (ou) uma consultoria para se certificar na ISO 9001:2015. Desde gente querendo saber se isso é obrigatório (sim, acontece razoavelmente), até gente perguntando qual o impacto desse tipo de contratação no processo de implantação.

Então, respondendo de forma simples: você não precisa, necessariamente, contratar esses tipos de serviço. E há vários casos de profissionais que conseguiram implantar o sistema de gestão sem ajuda de consultores e sem software.

Porém, é obvio que, dependendo do seu contexto, vai ser muito mais difícil e talvez até mesmo burocrático, fazer isso sozinho. Mas vamos nos aprofundar um pouco no assunto.

Sobre Consultorias

Um erro muito comum é achar que, ao contratar uma consultoria, você está terceirizando a implantação. A consultoria não vai (não pode e nem deve) implantar a norma por você. Mesmo porque isso é algo muito particular e intrínseco aos seus processos e à sua cultura.

Porém, uma consultoria competente irá te mostrar onde outras empresas falharam antes que você falhe nesses mesmos pontos. O que te poupará muito tempo, recursos e complicações na implantação. (vale a pena entender o quanto a empresa de consultoria tem experiência na sua área de atuação)

Além disso, se você contratar uma consultoria que realmente entenda de Qualidade, eles irão de ajudar a desenhar sua implantação da melhor forma possível. Inclusive pensando em práticas e ações que se sustentem depois da auditoria.

Sobre Software para Gestão da Qualidade

Quem já é leitor do blog sabe que somos uma empresa de tecnologia e incentivamos o seu uso. Nós acreditamos que a Qualidade vai muito além das rotinas de controle e sabemos o quanto elas podem ser prejudiciais ao trabalho das pessoas.

E essa é a principal vantagem de um software: ele vai te ajudar a eliminar planilhas e automatizar muitas rotinas que podem atrasar muito, mas muito mesmo, as coisas. Isso porque, dependendo do seu contexto, pode ser muito difícil gerenciar todas as informações do SGQ. Às vezes, não conseguimos nem mesmo ter a informações necessárias em tempo hábil.

Já recebemos reclamações de profissionais que precisam de 15 dias para reunir as informações necessárias para a análise crítica. 15 dias apenas trabalhando em planilhas e consolidando dados. É possível manter a certificação, mas o custo para a empresa é muito alto. Além de, muitas vezes, impossibilitar a tomada de decisões em momentos cruciais da gestão. Com um software para qualidade, problemas como esse são minimizados e os níveis de engajamento com o SGQ aumentam.

Um fator que pesa na balança: prazo

Na hora de pesar a necessidade dessas contratações, é importante também levar em conta o prazo que você tem para se certificar na ISO 9001:2015.

Como eu disse, é possível se certificar sem nenhum tipo de ajuda externa. Porém, se você tiver um prazo muito apertado (seja por determinação de um cliente importante, pelo prazo de transição de alguma norma ou algum outro fator) pode acabar sendo interessante contratar um software ou consultoria que te ajudem a dar velocidade ao processo.

Se você tem pouca experiência com implantação ou pouco conhecimento, vai precisar de muito estudo e subsídios para o processo. E com um prazo apertado, pode ser que a execução seja muito prejudicada, que você passe mais tempo aprendendo sobre a norma do que, de fato, fazendo a implantação. Nesse caso, uma ajuda externa é mais que bem-vinda.

Sobre certificadoras

Aqui não tem escapatória! É a certificadora quem vai avaliar se você está em conformidade com a norma e se você irá ou não se certificar. Então você precisará contratar um órgão certificador.

Da mesma forma, escolher bem o órgão certificador é crucial para que a implantação traga resultados reais para sua empresa! A auditoria não é (ou pelo menos não deveria ser) um momento de dor, caos e desespero na empresa. Ela precisa ser eficaz o suficiente para entender como a Qualidade está se comportando para, assim, apontar oportunidades de melhoria. E isso significa analisar bem os processos e entender como as boas práticas da norma podem ajudar a melhorá-los.

Então, procure por órgãos certificadores que tenham boas referências e que realmente farão um bom trabalho. Procure por profissionais competentes e engajados que irão ajudar sua empresa a se tornar melhor, mais rápida e voltada a resultados. Uma certificadora que faça apenas uma análise superficial é um enorme desperdício de dinheiro e de todo o esforço que você e toda sua empresa empregaram na implantação.

Assim como para as consultorias, uma dica é que você se informe a respeito da experiência da certificadora na sua área de atuação. E acredite, isso pode ser fundamental para um processo de auditoria que traga os resultados citados no parágrafo anterior.

“Voltamos ao diagnóstico”

No texto anterior, eu falei sobre a importância de fazer um diagnóstico inicial. E aqui gostaria de retomar um pouco disso. Afinal, quando você fizer esse diagnóstico inicial, vai começar a entender um pouco melhor sua empresa e o sistema de gestão da qualidade.

Vai perceber quantos documentos tem para gerenciar. Se terá muitos procedimentos ou processos. Se o número de NCs será muito grande. Se você e sua equipe tem os conhecimentos necessários. Dessa forma, o diagnóstico vai ser muito importante para entender como um Software para Qualidade ou uma Consultoria podem te ajudar na implantação. Mais que isso, será importante para entender se você precisa ou não de uma ajuda externa. E se precisar, conte com a gente!

Agora, para finalizar, gostaria de ressaltar um ponto muito importante:

Não terceirize a implantação do seu SGQ!

Falei disso no tópico sobre consultorias, mas acredito que isso se encaixe aos outros também.

A implantação de uma norma é, na verdade, uma forma de ajudar a estruturar a Qualidade na sua empresa. Assim, não tomar isso como prioridade é não ter como prioridade a sustentabilidade da sua empresa.

Não há problema nenhum em contar com a ajuda de alguém na implantação. Entretanto, as decisões que você precisa tomar, a forma que você dará a cultura da sua empresa e aos seus processos são de responsabilidade exclusiva da sua empresa (mais especificamente, da diretoria).

O papel de um software, de uma consultoria e até de uma Certificadora é ajudar você a transformar essas decisões, processos e cultura em rotinas da sua empresa. Rotinas essas que tragam mais resultado focando no que o seu cliente precisa!

Leia todos os artigos da série:

Caso você não tenha lido meus outros 3 artigos, vou deixar os links aqui, espero que eles sejam úteis para você:

[Parte 1] Definindo papéis e responsabilidades

[Parte 2] Etapas de implantação ISO 9001:2015

[Parte 3] Software para Qualidade, Consultoria e Certificadora

[Parte 4] Auditoria de Certificação ISO 9001:2015