Gestão de processos

4 fatores que impedem você de cumprir os prazos da Qualidade

Imagem de um calendário com uma data marcada, representando cumprir os prazos da qualidade.
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A cada dia que passa, fica mais difícil cumprir os prazos, sejam eles “da Qualidade” ou não. São não conformidades para tratar, indicadores para analisar, análises de processo, tarefas e projetos batendo na porta. Além, é claro, de manter ativas (e dentro dos combinados) as entregas do cliente.

Nenhuma dessas tarefas vai “dar pause”, e todas elas acontecem ao mesmo tempo. Assim, os prazos vão ficando apertados e cada vez mais difíceis de cumprir.

E quando nós falamos das rotinas ligadas à Qualidade, a coisa fica um pouco mais complicada. Uma não conformidade atrasada, por exemplo, pode gerar muito prejuízo, perda de cliente e uma série de outras complicações.

Por isso, no artigo de hoje, resolvi falar um pouquinho desse assunto. Gostaria de falar sobre alguns fatores que nos impedem de cumprir os prazos da qualidade. Acredito que identificá-los é o primeiro passo para direcionar uma rota mais tranquila e realmente centrada numa boa gestão de tempo. (e, é claro, cumprir os prazos, hehe)

1 – Não ter um tempo específico para se planejar

Grande parte das vezes, perdemos prazos de entregas porque todas as demandas requerem atenção ao mesmo tempo. Isso é um fato. Eu realmente não acredito que alguém tenha tempo de sobra e decida atrasar algo de propósito. Assim, podemos dizer que isso é uma questão de organização.

Imagine um armário cheio de caixas, objetos e outras tranqueiras. Todas desorganizadas e bagunçadas. Às vezes, nossa vida profissional é mais ou menos isso. Um amontoado de coisas perdidas e bagunçadas.

Uma pergunta: o armário vai se arrumar sozinho? Obviamente não! Assim também são nossas tarefas. Para organizar o seu armário, você vai precisar separar um tempo para isso. Você vai tirar tudo do lugar, limpar e organizar de acordo com o que considerar mais útil ou fácil de achar.

Com as tarefas do trabalho é a mesma coisa. Se você não tirar um tempinho para organizar o que precisa ser feito, tudo vai ser apenas um amontoado de tarefas. Quando você menos ver, terá um zilhão de coisas para fazer em períodos que você nem mesmo sabe quando.

Então, separe um tempinho da sua semana para organizar o que precisa ser feito. Veja seus projetos, o que já foi feito, o que não foi, quem tem ações atrasadas e as ações que você precisa executar na semana. Isso já vai te ajudar muito. E, depois, futuramente, você pode começar a fazer planos mais longos também, como planejamentos mensais e até mesmo anuais.

2 – Não negociar prazos

Ao fazer o seu “Planejamento semanal”, você vai refletir sobre várias atividades e projetos. Com isso, vai perceber que haverá tarefas mais urgentes e tarefas que podem esperar um pouco. Aqui você já conseguirá priorizar algumas coisas e organizar melhor o que precisa ser feito.

Porém, dependendo do quão conturbada esteja a sua vida, você vai chegar a um dilema: mais tarefas do que tempo para executá-las…

Nesses casos, você não só pode como deve negociar prazos! Analise o que tem mais impacto para sua empresa e converse com as pessoas que delegaram as ações a você, negocie com elas novos prazos. Isso é organizar as coisas.

Talvez você esteja pensando que elas vão se irritar ou não vão aceitar isso. Mas pense comigo, se você não fizer isso, vai atrasar e não entregar coisas e isso não é bom para ninguém. Além disso, ao negociar com as pessoas, elas verão que você está comprometido em entregar e que não deixou a tarefa, ação, projeto “cair no limbo”.

3 – Não contar com imprevistos

Esse é um erro que eu cometo muito, e estou com dificuldades para resolver inclusive. Mas acontece que, com o tempo, você começa a programar milimetricamente a sua agenda. Com cada tarefa no seu dia e horário específicos.

Como a gente quer sempre fazer mais, entregar mais, colocamos atividades para 100% da agenda. Tudo incrivelmente organizado. Ficamos com uma sensação maravilhosa de que a semana vai ser incrível e vamos entregar tudo!

O problema é que no dia seguinte surgem uma ou duas demandas que não estavam na agenda 100% cheia. Ou então duas ou três pessoas chegam na sua mesa para perguntar algo, tirar dúvidas ou discutir algum assunto importante. Ou ainda você acorda com uma baita gripe e não rende tanto quanto deveria. (Ou acontecem as 3 coisas ao mesmo tempo, rs)

Conclusão: bye bye prazos!

Portanto, entenda que imprevistos vão acontecer, e nem sempre você poderá atuar sobre eles. Entretanto, você pode atuar sobre a sua gestão de tempo para que não se atropele quando eles chegarem. Deixe algum tempo vago para resolver essas coisas. E se elas não acontecerem você ganha um tempo para trabalhar nos projetos que não estão priorizados.

4 – Não ter clareza do que é preciso fazer

Lembra quando eu disse, lá no começo do texto, que se você não se organizar tudo vai ser “apenas um amontoado de tarefas”? Então, isso não acontece somente porque você não tira um tempo para organizar as coisas. Isso também acontece porque não esclarecemos as demandas que recebemos.

Começamos a trabalhar sem entender o que estamos fazendo e porque estamos fazendo. Assim, gastamos mais tempo fazendo coisas que talvez não devessem ser feitas ou então percorrendo caminhos que não vão nos levar ao objetivo.

Sabe o famosíssimo retrabalho? Ele também pode ter origem aqui.

Então, antes de iniciar qualquer projeto ou até mesmo de priorizar as coisas, entenda porque isso deve ser feito. Qual é o resultado esperado? Quem vai ser impactado? Quais recursos você precisa para executar isso? Com quem você precisa falar? E por aí vai. (e acredite, isso é mais difícil do que parece ser)

Você tem o poder de cumprir os prazos!

Dia após dia, os prazos têm sido demonizados. Corremos deles como se fossem o bicho papão. Toda vez que falamos deles o estomago embrulha e nós corremos para copa tomar um café.

Mas deveria ser assim?

Se nós pararmos para pensar, os prazos não deveriam ser uma ferramenta de gestão? Algo que nos ajudasse a organizar a empresa e o nosso dia a dia?

O que acontece é que nós ainda acreditamos (e eu me inclui aqui também, não se engane) que os prazos são coisas externas a nós. Que eles não dependem de nós e vão chegar independente do que fizermos.

Mas não é justamente o contrário? Não somos nós que nos organizamos para cumpri-los?

O que precisamos fazer é começar a entender que nós somos as únicas pessoas que podem tomar as rédeas de nossas vidas. Que cumprir prazos está sobre nossa responsabilidade, mas que isso não significa ficar passivo frente e eles. Que os prazos não estão fora de nós, mas sim intrinsecamente plugados ao nosso dia a dia e a nossa vida como um todo. Somente assim começaremos a entender a gestão do nosso tempo.

Todos nós temos o poder de cumprir os prazos, sejam eles quais forem. Mas lembre-se sempre: “Com grandes poderes vem grandes responsabilidades!”. (já dizia o Tio Ben para o Peter Parker (Homem-Aranha), não é mesmo? – ps: sou nerd mesmo! #nerdse)

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