Sou Reginaldo Batista, criador do canal MelhoriaNaRaiz no Instagram, formado em Marketing, certificado Green Belt e Lean Six Sigma, sou entusiasta da Melhoria Contínua, modelar dados em indicadores, facilitar processos e promover conteúdo para agregar valor à vida pessoal e profissional das pessoas.
Eu acredito que o compartilhamento de conhecimento é uma relação ganha-ganha, onde que, tanto quem ensina como quem aprende obtém suas recompensas. Minha vida foi, é e será constituída por desafios, tentar e por algumas vezes falhar, te prepara e traz aprendizado para ser melhor, nunca tentar te faz viver a dúvida se algo daria certo! Deseja ter networking comigo? Me procure no Linkedin e no meu canal do Instagram.
Quando pensamos em projetos bem-sucedidos logo surgem dois fatores na fala de qualquer gerente de projetos: é preciso cumpri-lo no prazo e atender as necessidades das partes interessadas e dos clientes. E isso também inclui custos de projetos.
Nesse âmbito, um fator crítico e fundamental que deve ser muito bem planejado, estimado e administrado são os custos: como podemos mensurá-los? Bom, neste post iremos tomar conhecimento de algumas práticas que podem nos apoiar com isso.
Medindo a amplitude do trabalho para estimar os custos
Quando se fala em custos, o assunto é extremamente importante, seja em projetos de pequeno, médio ou grande porte. Assim, é recomendável, na etapa de planejamento, especificar o tamanho do projeto, permitindo que haja condições de estabelecer os custos envolvidos.
Por se tratar de um método de estimativa, é fundamental que sejam utilizados parâmetros para dar apoio, sejam ferramentas de gestão financeira, métodos estatísticos contábeis ou suporte especializado de profissionais terceirizados para os casos de projetos de escala maiores.
A característica principal a ser contemplada nesta estimativa é a verificação da amplitude do escopo do projeto. Desta forma, é necessário levar em conta os recursos humanos e físicos que serão alocados, comparados ao seu tempo de duração e considerar os riscos aos quais o projeto pode estar exposto.
Categorizando os custos para ter o controle assertivo
Na etapa de estimativa, recomenda-se, também, que os custos sejam categorizados e distribuídos de forma faseada considerando, aqui, cada uma das etapas do projeto.
Esta prática permitirá ao gerente de projetos obter um controle adequado para fazer a administração dos custos. Assim, é possível proporcionar uma visão holística de forma que ele possa agir preventivamente nas tomadas de decisões que, porventura, houverem no decorrer do projetos. São elas: a realocação de custos de uma categoria para outra, a utilização da reserva de contingência, ou alguma estratégia de uma possível necessidade de redução de custos.
Com esse trabalho realizado, pode-se, também, obter conhecimento de quando e como serão empenhados os custos durante o decorrer do projeto.
A importância da rotina de acompanhamento dos custos
Durante o decorrer do projeto, é recomendável que o gerente, preferencialmente suportado por uma pessoa do departamento contábil ou financeiro, realize a apuração dos resultados de custos.
Desta forma, cada uma das categorias é verificada e avaliada, buscando observar se a tendência progressiva dos custos está dentro do esperado, bem como identificar algumas divergências que estiverem acontecendo para que sejam realizadas ações para correção ou mitigação.
Sabendo que os projetos possuem cada qual o seu nível de risco é justamente nesse controle que poderão ser realizadas tratativas e/ou tomadas de decisões que assegurem a prevenção de grandes impactos que possam comprometer o projeto.
A mensuração eficiente de custos: como fazer?
Tratando-se de mensurar os custos, o gerente de projetos deverá ter listado dentro do seu escopo de planejamento do projeto alguns indicadores que apoiem isso.
Um risco muito grande para um projeto é não ter indicadores que permitam medir os custos, esse processo de forma alguma deve ser conduzido pelo feeling ou por uma gestão baseada em controles manuais e improvisados.
A empresa Forlogic possui o software Qualiex Indicators que possibilita um controle visual e prático dos indicadores assegurando, do início ao fim, seu devido acompanhamento e a mensuração eficiente de custos.
É extremamente importante que no gerenciamento de um projeto não haja desperdício de dinheiro, sendo assim é preferível investir em algo que facilite essa gestão, do que perder de forma absurdamente maior um dinheiro que não devia e não se planejava gastar.
