Sou Reginaldo Batista, criador do canal MelhoriaNaRaiz no Instagram, formado em Marketing, certificado Green Belt e Lean Six Sigma, sou entusiasta da Melhoria Contínua, modelar dados em indicadores, facilitar processos e promover conteúdo para agregar valor à vida pessoal e profissional das pessoas.
Eu acredito que o compartilhamento de conhecimento é uma relação ganha-ganha, onde que, tanto quem ensina como quem aprende obtém suas recompensas. Minha vida foi, é e será constituída por desafios, tentar e por algumas vezes falhar, te prepara e traz aprendizado para ser melhor, nunca tentar te faz viver a dúvida se algo daria certo! Deseja ter networking comigo? Me procure no Linkedin e no meu canal do Instagram.
Atualmente, é comum notar, em algumas empresas, uma dificuldade pontual em avaliar assertivamente a eficácia de um projeto. Seja pelo contexto adotado para fazer essa avaliação, ou pela falta de requisitos que permitam praticidade nela.
É notável que o cenário atual de gerenciamento de projetos torna-se cada vez mais dinâmico. Portanto, é importante que haja métodos e ferramentas que apoiem e atendam essas necessidades.
Neste artigo, vou comentar sobre algumas boas práticas que podem apoiar nessa etapa de avaliação de eficácia de um projeto.
O que é um resultado eficaz?
Desde a etapa do planejamento, e pelo decorrer do projeto até o seu encerramento, é muito importante ter uma verificação contínua e recorrente do atendimento do escopo, dos objetivos e das metas estabelecidas, bem como monitorar o andamento das entregas de cada uma das etapas.
Antes de definir como “avaliar”, precisamos ter bem claro o que é um resultado eficaz. Se isso não estiver definido, será impossível avaliar a eficácia de um projeto.
Desta forma, garantimos o direcionamento do que precisa ser feito e como deverá ser feito. Com isso, você pode definir indicadores, métricas, entregas que materializam essa eficácia. É importante mensurar os resultados constantemente para assegurar que o planejamento esteja alinhado com o resultado alcançado.
É totalmente improdutivo controlá-los de forma superficial, pois há um grande risco de fazer um esforço inútil. Isso acontece por conta da verificação ser insuficiente para embasar uma tomada de decisão, o que pode fazer o projeto continuar, mesmo que seja inviável.
A eficácia é construída desde o início do projeto
Resultados não podem ser construídos se não houver alicerces que os sustentem. Alguns fatores são importantes para garantir o resultado. Agora, vou falar de alguns que considero importantes.
Competência
Gerentes, líderes e equipe de projetos bem preparados e engajados no trabalho potencializam o atingimento de resultados.
Desta forma, é fundamental que cada um entenda seus pontos fortes para contribuição no projeto, e também, que os pontos de oportunidades sejam identificados e imediatamente tratados evitando impactos negativos.
Produtividade
Garantir que o tempo investido pelos recursos nas entregas do projeto seja devidamente balanceado. Para que isso aconteça, deve ser considerada a conformidade entre o tempo médio estimado e o tempo médio realizado.
Isso envolve planejamento, priorização, foco, gestão dos recursos e outras questões de gestão.
Qualidade
Condição de assegurar que o que foi entregue esteja íntegro, tratado e em conformidade com os requisitos que foram estabelecidos para o projeto. Lembrando que o projeto só será eficaz caso entregue esses requisitos.
Gestão
Analisar e monitorar um projeto envolve questões qualitativas e quantitativas. Entretanto, ao utilizar indicadores, é possível visualizar em qual patamar o projeto está, e, a partir disso, direcionar as ações necessárias para garantir a conformidade com o que foi planejado.
Se os indicadores sinalizam alguma divergência, é recomendável que se faça uma análise de causa, identificando e corrigindo os desvios. Desta forma, será mais fácil a prevenção de impedimentos para os resultados.
Ajustes de rota são bem comuns em projetos, os indicadores e reuniões periódicas ajudarão a não perder o foco.
Riscos
Paralelamente ao acompanhamento dos indicadores e às análises de causa dos desvios, há um outro importante fator que deve ser considerado que é o gerenciamento dos riscos do projeto.
Além de agir para corrigir problemas, ter uma previsibilidade do que está acontecendo pode garantir uma gestão eficiente para gerar sucesso. Portanto, sempre com muito foco nos 20% que gera 80% do resultado, vamos garantir que as vulnerabilidades sejam identificadas e as medidas implementadas.
Entendendo os resultados e aprendendo com eles
O projeto está na etapa final, e agora chegou o momento crucial de fazer a verificação de eficácia.
Nessa etapa, deve ser levantadas todas as evidências documentadas, fazer um double check do escopo e dos requisitos que foram estabelecidos, revisar os indicadores e as análises de riscos, realizar um “pente fino” em conjunto com uma análise crítica de todo esse conteúdo para assegurar que haja consistência na consolidação de todos esses dados.
Posteriormente, com tudo preparado, recomenda-se que seja realizada uma reunião entre as partes representadas da execução com as partes interessadas da empresa e clientes, sendo apresentados os resultados finais. Assim, é formalizado a validação e aprovação do projeto, que oficializa a verificação de sua eficácia e o determina como bem-sucedido.
Tão importante quanto entregar um projeto de sucesso, é aprender com esse projeto e aplicar os aprendizados em novas iniciativas. Portanto, uma reunião de retrospectiva sobre o que deu certo e o que poderia ter sido melhor, contribui muito para o ciclo de melhoria contínua das suas próprias experiências.
