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ISO 9001:2015 – Como atingir os objetivos do seu SGQ?

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Há algum tempo falamos aqui sobre o que considerar para definir os objetivos da qualidade de acordo com a ISO 9001:2015. Depois de definidos os objetivos, o ideal é planejar como iremos atingí-los. Nesta fase surgem muitas dúvidas, principalmente porque os objetivos são amplos e envolvem vários departamentos na organização. Mas como fazer isso de maneira sistemática e que todos entendam?

A ISO 9001:2015 já dá algumas dicas que irei comentar a seguir.

Antes de tudo, é importante entender que a fase do planejamento é para definirmos “como” iremos tirar esse projeto do papel. No requisito 6.2.2 vemos que é necessário definir:

a) O que será feito?

Parece óbvio, mas muita gente se atrapalha muito para deixar claro o que será feito. Um plano de ação deve começar com um verbo no infinitivo, por exemplo: implantar, fazer, treinar, construir, promover, organizar, entre outros. Colocando um verbo no infinitivo, você deixará clara a ação que será tomada: “Elaborar um treinamento sobre ISO 9001:2015 para todos os líderes”. Essa ação estará ligada com o objetivo de “Implantar a cultura da qualidade”.

b) Quais são os recursos necessários para o alcance desses objetivos?

Nesta fase, a gente pergunta o que é necessário para fazer essa ação acontecer. É necessário comprar algo? Quantas pessoas são necessárias para realizar essa ação? De quantos departamentos? Aqui iremos mapear os recursos necessários. Nem sempre os recursos serão exatos, mas devemos partir de um planejamento mínimo.

c) Quem será o responsável?

Você já deve ter ouvido que uma coisa que ninguém se responsabiliza, não acontece. Pois é, quando você não dá um nome para a ação, não atribui a responsabilidade, além de não ter engajamento, você não conseguirá que aquilo aconteça, afinal, se a ação não for executada, de quem você irá cobrar?

d) Quando a organização irá concluir o objetivo?

Ações devem ter uma data de início e término. Nem sempre o prazo será curto, porém é importante que se determine uma data de fim, só assim será possível executar o PDCA, afinal, só dá pra melhorar aquilo que já foi feito.

e) Como os resultados planejados serão avaliados?

Eu vejo que, apesar de esse item estar como última fase, é uma consideração que você deve fazer desde o início do plano de ação. Você deve saber que resultado você vai querer a partir da ação ou projeto. Se seguirmos nosso exemplo de “Elaborar um treinamento sobre ISO 9001:2015”, o resultado poderia ser a porcentagem de aderência de processo, engajamento das pessoas, número de não conformidades resolvidas no prazo estipulado, enfim, tudo dependerá de qual o objetivo você tem e onde você vai medir esse resultado. Não que necessite ser algum número de fato, mas são necessárias evidências que você conseguiu ou não atingir aquele objetivo.

Os objetivos vão validar a importância do SGQ dentro da organização, então é indispensável que todos os líderes conheçam os objetivos e que trabalhem para que sejam alcançados. Para que isso aconteça, é necessário trabalhar muito a cultura da qualidade e principalmente a comunicação do que está acontecendo para alcançar os objetivos. As pessoas não se engajarão em algo que não entendem o valor.

 

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