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O que é a notação BPMN e como ela contribui no mapeamento de processos

BPMN e mapeamento de processos
Thais Mendes

Thais Mendes

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Sou especialista no Qualiex, auditora líder da ISO 9001:2015, ISO 31000:2018 E ISO 22000:2018. Contribuo com pessoas que tem o desafio de melhorar o trabalho por meio de tecnologia, qualidade, e conteúdo. Sou mãe de pet, amo cactos, e adoro passar tempo com a família e amigos.

Para entendermos o funcionamento das atividades de uma empresa é fundamental a compreensão, o mapeamento, a padronização e a documentação dos processos. Por isso, neste artigo você vai entender como a notação BPMN, a notação utilizada no mapeamento de processos, apoia a documentação e clareza dos processos de negócio.

Modelagem de Processos de Negócio – Business Process Model

Antes de nos aprofundarmos em BPMN precisamos entender sobre a modelagem de processo de negócio que nada mais é do que o trabalho realizado para representar os processos de negócios em modelos, utilizando determinadas metodologias e técnicas. A notação BPMN foi criada para facilitar essa modelagem, sendo composta por um conjunto padronizado de símbolos e regras. 

O que é BPMN?

A notação BPMN (Business Process Model and Notation), é um conjunto de regras e símbolos usados para representar os processos graficamente e está ligado diretamente com a metodologia de gerenciamento de processos de negócio. 

Além de ser um modelo internacional, o BPMN descreve a lógica dos passos de um processo. É uma notação gráfica que expressa, de forma clara, o processo de negócio, tornando, até mesmo, os processos complexos em processos de fácil compreensão.

Elementos do BPMN

O BPMN possui 4 grupos de elementos, são eles:

  • Objetos de Fluxo
  • Objetos de Conexão 
  • Raia de piscina
  • Artefatos
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Objetos de fluxo

Os objetos de fluxo, que são os principais símbolos, são responsáveis pela a definição do comportamento do processo e se divide em 3 tipos:

  • Eventos – é algo que acontece ou pode acontecer em um processo que influencia uma causa ou um resultado. São conhecidos como início, intermediário e fim. Temos, também, algumas variáveis de elementos, como os simples, múltiplos, condicionais, etc.

1. Eventos

Fonte: BPMN Quick Guide

  • Atividades – são os passos lógicos que ocorrem dentro do processo. Os tipos de atividades são: Tarefas e subprocessos. O subprocesso é distinguido por uma pequena cruz no centro inferior da figura. As tarefas se subdividem em alguns tipos como tarefa humana; enviar tarefa/receber tarefa; tarefa manual; entre outras.

2. Atividades

Fonte: BPMN Quick Guide

  • Decisões – são usados para controlar a divergência e a convergência da sequência de um fluxo. Assim, determinará decisões tradicionais, como juntar ou dividir trajetos. As decisões podem ser exclusivas, complexas, inclusivas, paralelas, entre outras.

3. Decisões

Fonte: BPMN Quick Guide

Objetos de Conexão

Os objetos de conexão representam a forma como os objetos do fluxo se conectam. Eles se dividem em três tipos também:

  • Fluxo de sequência – representa a ordem do fluxo, sua sequência;
  • Fluxo de mensagem – representa o fluxo das mensagens entre o emissor e o receptor;
  • Associação – usada para associar dados, textos e outros artefatos aos objetos do fluxo;

4. Conexões

Fonte: BPMN Quick Guide

Raia de piscina

As raias representam uma forma de organização das atividades em categorias visuais separadas e agem como um contêiner para os objetos de fluxos. São elas:

  • Piscinas – representa a organização em si e é onde são desenhados os elementos representativos do processo; atua como um container para dividir um conjunto de atividades de outras piscinas. São utilizados quando o diagrama envolve dois participantes que estão separados fisicamente no diagrama e especifica o “que faz o que” colocando os eventos e os processos em áreas protegidas.
  • Lane – são as subdivisões de uma piscina. É usada para organizar as atividades do processo. Nessas subdivisões podemos separar as atividades de acordo com suas associações (função ou papel). O lane, por exemplo, representa um departamento dentro dessa organização que é representada pela piscina.

5. Raias de piscina

Fonte: BPMN Quick Guide

Artefatos

Os artefatos são utilizados para colocar informações adicionais no processo. Eles podem também ser usados para representar as entradas ou saídas de uma atividade. Ao todo, temos três tipos de artefatos:

  • Objetos de dados – elementos produzidos ou requeridos por uma atividade, conectados às mesmas por meio de associações;
  • Grupo – possui finalidade de documentação ou análise;
  • Anotações – usado para passar ao leitor informações adicionais de uma atividade.

Vantagens da utilização do BPMN

Clareza e comunicação

A utilização do BPMN facilita a comunicação, uma vez que estabelece uma linguagem comum e pode ser compreendida por todas as pessoas envolvidas nos processos.

Essa facilidade na comunicação se dá pelo fato de que o BPMN usa diagramas simples que traduzem até os mais complexos processos.

Versátil

A notação BPMN pode ser aplicada a diversos tipos de processos, sejam eles administrativos, financeiros, operacionais, desenvolvimento de produtos, desenvolvimento de softwares ou qualquer outro processo. Por ser de uso aberto, o BPMN tem uma ótima compatibilidade com diversos modelos, já que não foi feito para um único método ou área.

Documentação e padronização de processos

Por ser de fácil compreensão e por ser flexível para ser aplicado em diversos setores, conseguimos criar um padrão na documentação dos processos de negócio de uma empresa. O que reforça mais ainda a vantagem de clareza e comunicação.

A notação BPMN apresenta representações gráficas simples, objetivas, e claras. Então, se você deseja padronizar e melhorar a compreensão dos processos da sua empresa, essa notação é imprescindível.

Referência: 

Object Management Group – Business Process Model and Notation. Disponível em: https://www.bpmn.org/ Acesso em: 23 fev. 2021 às 14:12. 

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