Ferramentas da qualidade

Sua avaliação de fornecedores vai para o saco de lixo?

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A avaliação de fornecedores é uma boa prática a ser seguida pelas empresas que querem monitorar a capacidade de um fornecedor de entregar um produto ou serviço que irá contribuir para satisfazer as necessidades dos seus clientes.

A verdade é que esse processo não é fácil, pois, antes de encontrar os critérios de avaliação que realmente ajudam a agregar valor para os processos da sua empresa, você pode precisar avaliar o fornecedor de várias formas e em vários critérios. Mas imagine que depois de todo esse trabalho feito e validado, esse conhecimento seja perdido? Bom, vou exemplificar.

Algum tempo atrás, eu estava conversando com um profissional da área da qualidade que trabalha em um shopping, e ele disse que havia descoberto a “fórmula” para a avaliação de fornecedores de um produto que usava em grandes quantidades: o saco de lixo. Ele me contou que tinha encontrado um fornecedor que atendia todos os critérios que a empresa precisava, mas que durante o período de férias dele, compraram o saco de lixo com o fornecedor errado. O saco de lixo do fornecedor X era frágil, não aguentava os lixos do shopping, rasgavam com facilidade e que já haviam tido problemas com o mesmo fornecedor antes. Não era para ter comprado daquele fornecedor de jeito nenhum”. Bem, ele estava desesperado porque haviam comprado uma grande quantidade do saco de lixo, então ficariam um bom tempo usando aquele produto ruim, obrigatoriamente.

Será que a sua avaliação de fornecedores vai para o saco de lixo também?

Quando a gente foca apenas em implantar critérios, cálculos, métodos e esquece de documentar o processo devidamente e sistematiza-lo de uma maneira que ele entre na rotina da empresa, nós jogamos todo o nosso trabalho no saco de lixo. Tudo porque a gestão fica dependente do conhecimento de uma pessoa e isso não se transforma em um conhecimento da empresa. E o resultado é este: quando a pessoa não está presente, a empresa começa do zero novamente, cometendo os mesmos erros até aprender e redescobrir a “fórmula” que já havia sido encontrada.

Mas como fazer com que a sua avaliação de fornecedores vá ATÉ o saco de lixo ao invés de ir PARA o saco de lixo?

1 – Documente o seu processo de avaliação de fornecedores

Para que a avaliação de fornecedores seja um processo contínuo e efetivo, é essencial que ele seja documentado. Eu não estou falando isso como uma obrigação de algum requisito da ISO 9001:2015 ou qualquer outra norma, mas como um requisito necessário para se formar uma gestão madura que pensa na execução do processo, na disseminação do conhecimento e no alto desempenho da organização. Isso é bom para o profissional, que terá mais facilidade em delegar atividades e envolver outras pessoas, e para empresa, que institucionalizará um conhecimento.

Na documentação do processo, você provavelmente já definirá critérios de acordo com o tipo de fornecedor, responsáveis pelas atividades e periodicidades respectivas, ou seja, o que analisar para avaliar um determinado fornecedor, quem o fará e quando o fará.

2 – Mantenha uma comunicação efetiva com seus fornecedores

Um dos maiores erros de um processo de avaliação de fornecedores é NÃO incluir ações que resultem em mudanças no desempenho do fornecedor. Divulgar o resultado da avaliação para o fornecedor pode ajudá-lo a entender seus critérios de seleção e melhorar sua performance. Diferente do que muitas pessoas pensam, isso pode estreitar suas relações com seus fornecedores tornando o relacionamento mais maduro e mais efetivo. Isso nada mais é que fazer a gestão de relacionamentos: 7º princípio da gestão da qualidade.

Um processo de gestão de avaliação de fornecedores sistematizado consegue impactar positivamente até nas coisas que ninguém percebe, além de trazer informações que contribuirão para o crescimento estratégico da sua empresa apoiando a redução do índice de retrabalho, a diminuição de custos e outros indicadores que contribuirão para o crescimento da empresa.

E aí, você já está pensando em como fazer seu processo de avaliação de fornecedores chegar até o saco de lixo da sua empresa? Pode parecer uma tarefa bem complicada e árdua, mas felizmente a tecnologia nos ajuda a tornar este trabalho bem mais fácil.

Para gestores focados em alto desempenho que estão preocupados com a sistematização do seu processo, o Forlogic Supply ajuda na construção de um processo inexistente ou na sistematização do processo que já existe. Nele você conseguirá centralizar informações, criar critérios de avaliação, atribuir datas e responsáveis para as análises, além de ter relatórios automáticos sobre o desempenho de fornecedores. Além disso, você terá um ranking dos melhores fornecedores ou a categorização dos fornecedores pelo status “Habilitado para Fornecer”, o que fará sua comunicação mais profissional e seu processo nunca mais irá para o saco de lixo.

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Você já tem um processo maduro de avaliação de fornecedores? Tem algum conselho para alguém que ainda não tem um processo documentado? Comenta aí!

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