Graduado em Jornalismo e profissional de Marketing. Atua no time de Marketing da ForLogic, contribuindo para a produção de conteúdo relevante.
Com certeza, você utiliza alguma planilha em seu dia a dia, não apenas no trabalho, mas também em sua vida pessoal. Elas ainda são amplamente utilizadas pelo fácil uso e visualização de dados.
Entretanto, quando olhamos para o contexto da gestão, seja ela da qualidade ou não, depender de planilhas pode ser uma estratégia não muito prática. Isso porque muito tempo é gasto fazendo o registro manual nas planilhas, sem informações automatizadas para tomar decisões rápidas e assertivas.
Em nossa recente pesquisa sobre o Cenário da Qualidade no Brasil, constatamos que quase 30% dos profissionais fazem a gestão da Qualidade em planilhas. Nesta pesquisa, contamos com mais de 2.600 respondentes, entre julho de 2022 e janeiro de 2023.
Esse número pode não parecer tão alarmante para você. Mas, se relacionarmos quem faz gestão em planilhas e quem está satisfeito em como a gestão da qualidade é feita em sua empresa, temos um dado que requer atenção:
Quase 70% dos profissionais que utilizam planilhas não estão satisfeitos. Fonte: Pesquisa Cenário da Qualidade 2023
Existem formas de contornar isso, e é nesse ponto que vamos focar neste artigo. Boa leitura!
Por que as empresas ainda usam planilhas para gestão da qualidade?
Não é novidade que vivemos em um contexto acelerado. Principalmente se olharmos para o mundo dos negócios, onde a eficiência e a qualidade são essenciais para o sucesso.
A partir disso, é surpreendente notar que muitas empresas ainda confiam em métodos tradicionais, como planilhas, para gerenciar seus processos de qualidade.
Por que essa persistência em utilizar uma ferramenta que pode parecer antiquada em comparação com as inovações tecnológicas disponíveis hoje em dia? Existem alguns fatores que listamos aqui:
1. Familiaridade
Uma das razões mais evidentes é a familiaridade. Muitas organizações estão profundamente enraizadas em seus sistemas existentes e, portanto, optam por permanecer com a utilização de planilhas.
Ao longo dos anos, as planilhas tornaram-se uma parte integrante da operação, e a simples familiaridade com essa ferramenta pode levar à resistência à mudança.
2. Custo aparentemente baixo
Outro fator que contribui para a prevalência das planilhas na gestão da qualidade é o custo aparentemente baixo.
À primeira vista, utilizar planilhas pode parecer uma opção econômica, pois muitas vezes são prontamente disponíveis e não exigem investimentos significativos em termos de licenças ou treinamento especializado.
No entanto, como veremos mais adiante, essa percepção de baixo custo pode ser enganosa.
3. Falha na consciência das alternativas
Certas organizações simplesmente não conhecem alternativas modernas disponíveis para gerenciamento da qualidade, como softwares para gestão da qualidade.
Ou, se estão cientes, subestimam os benefícios que essas soluções inovadoras podem oferecer. A falta de conscientização ou compreensão sobre essas opções pode impedir sua adoção.
Consequências do uso de planilhas para gestão da qualidade
Embora o uso de planilhas possa parecer inicialmente uma solução simples e acessível, ele não está isento de desafios significativos.
A longo prazo, esses desafios podem ter um impacto adverso sobre a eficácia e a competitividade de uma empresa. Aqui, trouxemos algumas das consequências mais comuns do uso prolongado de planilhas para gestão da qualidade.
O primeiro deles é relacionado aos erros que nós mesmos podemos cometer ao preenchê-las em nossa rotina. As planilhas para gestão da qualidade estão suscetíveis a erros humanos, que podem comprometer a precisão dos dados e resultar em decisões equivocadas.
Além disso, outro ponto que pode surgir do uso prolongado de planilhas é as limitações na escalabilidade.
Conforme as empresas crescem, as planilhas podem se tornar inadequadas para lidar com um volume maior de dados e processos mais complexos.
Por fim, esse ponto também pode resultar na descentralização de dados de toda a empresa. Enquanto uma área cria uma planilha para monitorar seus indicadores, outra área cria outra completamente desconexa da primeira.
Isso corrobora para a falta de visão sistêmica da empresa e de como suas áreas estão interconectadas.
No entanto, há luz no fim do túnel.
A transição para soluções modernas de gestão da qualidade oferece diversos benefícios que podem impulsionar a excelência operacional de uma organização.
Vamos explorar como a tecnologia pode transformar a maneira como as empresas gerenciam sua qualidade e, por consequência, seu sucesso geral.
Como a tecnologia pode impactar a excelência da sua organização
A tecnologia revolucionou a maneira como as empresas operam em todos os setores, e a gestão da qualidade não é exceção.
A transição para soluções modernas de gestão da qualidade oferece vários benefícios significativos que podem impulsionar a excelência operacional de uma organização.
É crucial reconhecer que, no mercado atual, há uma ampla gama de opções disponíveis. Cada uma adaptada para atender às necessidades específicas e ao porte de diferentes empresas.
Empresas como a ForLogic fazem parte desse movimento, oferecendo soluções que podem transformar a forma como a qualidade é gerenciada.
Automatização de processos
Uma das principais vantagens dos softwares de gestão da qualidade é a automatização de processos.
Essas ferramentas eliminam a necessidade de tarefas manuais repetitivas e demoradas. Dessa forma, permite que as equipes se concentrem em atividades mais estratégicas.
Desde a coleta de dados até a geração de relatórios, a automatização ajuda a aumentar a eficiência operacional e reduzir erros. Além disso, contribui para garantir consistência em todo o processo e eliminando o uso de planilhas para gestão da qualidade.
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Análise de dados
Outro benefício significativo é a capacidade de realizar análises avançadas de dados. Os softwares modernos oferecem recursos poderosos de análise que permitem às empresas obter insights mais profundos sobre seu desempenho.
Por meio de dashboards personalizados e ferramentas de visualização de dados, as organizações têm mais facilidade do que seria possível com planilhas tradicionais. Assim, essa ferramenta ajuda a descomplicar e otimizar tarefas como identificar tendências, padrões e áreas de melhoria.
Plataformas em nuvem
As plataformas de gestão da qualidade baseadas na nuvem estão redefinindo a colaboração entre equipes.
Ao permitir o acesso a dados e documentos em tempo real de qualquer lugar do mundo, essas soluções promovem uma colaboração mais eficiente e transparente.
Equipes distribuídas geograficamente podem trabalhar juntas em projetos de qualidade, compartilhando informações e atualizações instantaneamente.
Conformidade regulatória
Por fim, a conformidade com os padrões regulatórios é uma preocupação central para muitas empresas, especialmente em setores altamente regulamentados.
As soluções modernas de gestão da qualidade são projetadas para ajudar as empresas a garantir a conformidade, simplificando processos de auditoria e inspeção.
As organizações podem demonstrar facilmente sua conformidade com os requisitos regulatórios. Isso é possível através de recursos como rastreabilidade de documentos e histórico de revisões, que ajudam a evitar multas e penalidades.
Um novo passo para Qualidade na sua empresa
Embora as planilhas possam ter sido suficientes no passado, os desafios enfrentados pelas empresas modernas exigem soluções mais robustas e inovadoras.
Diante deles, é essencial considerar a adoção de soluções modernas e inovadoras de gestão da qualidade.
As tecnologias disponíveis atualmente oferecem uma gama de recursos e benefícios que podem transformar a maneira como as empresas abordam a qualidade.
Assim, convido você a dar o próximo passo em direção à busca pela qualidade real em sua empresa. Para uma compreensão mais aprofundada dos desafios e tendências atuais no campo, deixo a Pesquisa Cenários da Qualidade disponível para download.
Espero que você a leia e tire insights valiosos para ajudar você e sua empresa.
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