Por que usar um software para qualidade

Muitos profissionais da qualidade já tiveram essa dúvida. É normal que essa dúvida apareça, principalmente em um cenário onde temos milhares de ferramentas gratuitas disponíveis e que podem, talvez, ajudar as operações da qualidade.

Entretanto, contratar um software para Qualidade pode trazer ganhos que hoje, por estar tão ocupado “adaptando operações” com os recursos disponíveis, você não consegue nem considerar ou refletir sobre.

Vou trazer aqui alguns motivos que considero importantes, mas antes, vou discorrer em algumas reflexões.

Por que existe a qualidade na sua organização?

Todo sistema de gestão sério, especialmente da qualidade, trabalha com o propósito de: eliminar desperdícios otimizando processos, trabalhar em projetos e medidas de contenção, garantir que as informações estejam acessíveis para superar os desafios da organização e alcançar seus objetivos.

Muitas vezes, o volume de informações que as empresas devem lidar torna o alcance desse objetivo quase impossível. A quantidade de trabalho manual necessária para garantir uma gestão eficiente de não conformidades, planos de ação, documentos, indicadores, ou até auditorias, pode levar uma pessoa à loucura, literalmente.

Quando chega nesse ponto de sobrecarga, você já passou da hora de utilizar um software para qualidade. Pois agora, não é só importante ter uma ferramenta que te ajude, é URGENTE. Está impactando a saúde e vida das pessoas e, assim, a qualidade da entrega.

Na qualidade não deveria existir improviso!

Quando falamos sobre sistema de gestão, algumas pessoas pensam em normas ISO, por exemplo. Sistema de gestão é o modelo pelo qual a empresa opera que pode se desenvolver adotando práticas ISO ou não.

Um sistema de gestão da qualidade significa que a empresa pretende chegar ao seus objetivos por meio de práticas da qualidade. Neste caso, existem 2 principais objetivos: garantir a qualidade do produto e aumentar a satisfação dos clientes.

Não há no mundo uma empresa que não queira isso, pois produto de qualidade e cliente satisfeito gera lucro! Se esse é o trabalho principal da empresa, por que improvisamos nesta operação?

Não existe improviso na qualidade. Só existe uma maneira de economizar: fazer a qualidade acontecer. Se a operação te dá mais obstáculos para garantir o funcionamento da qualidade do que te ajuda a entregar os desafios, então você tem um problema sério.

Um bom software para qualidade profissionaliza seus processos de gestão!

Considerando a importância da qualidade na organização, precisamos ter controles mais profissionais, otimizados e produtivos. Um software para qualidade ajuda muito nesse sentido.

Conecta a Organização

Além de centralizar as informações, que é um dos principais benefícios, ele também deve ajudar a conectar a Organização. Sendo fácil de usar, você poderá usá-lo como ferramenta de engajamento das pessoas na qualidade, pois facilitará a operação de atividades cruciais como registrar uma não conformidade.

Além disso, trará configurações para que isso seja feito da maneira correta. Como se fosse um Poka Yoke.

Gestão de dados e informações

As informações da empresa não são como arquivos que compartilhamos com amigos. Elas são sérias, geram valor. Elas precisam de tratamento. Precisam estar:

• Seguras (garantindo sua integridade) 
• Acessíveis (para quem pode acessar) 
• Rastreáveis (em relação às alterações, exclusão, etc.) 
• Atualizadas

Um bom software provê todas essas características de maneiras simples sem sobrecarregar a TI.

Garante a acessibilidade adequada às informações

Ainda em relação aos dados e informações da organização, precisamos que as pessoas acessem as informações que cabem a elas. Fazer isso sem a ajuda de um software, além de sobrecarregar a TI, pode ser um trabalho massivo e estressante.

Empresas que utilizam software, resolvem questões como essas com poucos cliques.

Agiliza seus processos

Um dos benefícios de eliminar tarefas manuais da sua lista de coisas para fazer é eliminar desperdício e economizar o dinheiro da organização. O que as pessoas não pensam é o quanto de dinheiro a sua empresa está perdendo quando você deixa um projeto de melhoria na gaveta porque tem “coisas demais para fazer”.

• Você demora muito para organizar a reunião de análise crítica?
• Sofre para garantir que os indicadores da sua organização sejam analisados?
• Gasta muito tempo para reunir as informações sobre não conformidades para fazer o acompanhamento mínimo?
• Quanto tempo você perde para fazer a gestão de documentos da sua organização?
• E os riscos? Estão sendo trabalhados conforme o combinado?

Se essas perguntas te angustiam, você deve procurar um software para qualidade!

O desafio não é implantar um sistema de gestão da qualidade, mas garantir que ele permaneça!

Muitos desses desafios às vezes não aparecem enquanto você está implantando um modelo ISO, por exemplo, no seu sistema de gestão. Isso porque o maior desafio não é implantar um sistema de gestão da qualidade, mas fazer com que ele seja incorporado na cultura e permaneça funcionando.

Muitas empresas que procuram software para qualidade às vezes não buscam certificações e acreditações, mas entendem o desafio de garantir que sua empresa esteja completamente focada em garantir a qualidade do produto e aumentar a satisfação do cliente. As outras atividades manuais, que podem ser eliminadas, devem ser automatizadas.

Mas tome cuidado, nem todo software é um bom software. O que eu recomendo, é sempre o Qualiex. Por que eu e minha equipe trabalhamos aqui, participo das reuniões e definições que estão voltadas a superar o desafio com o cliente. Não somos só um software, somos parceiros dos nossos clientes. Durmo e acordo pensando em como vou garantir a qualidade do produto e aumentar a satisfação dos nossos clientes.

Vale a pena contar com um software para construir um sistema de gestão de alto nível.