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Blog da Qualidade

Qualidade e Gestão de mudanças: O que é e como se preparar

No artigo de hoje, vou falar de um tema que é muito conhecido nas empresas, principalmente pelas organizações certificadas na ISO 9001:2015 e na ISO 14001:2015. Qualidade e Gestão de mudanças!

Constantemente, as organizações passam por mudanças e isso é ótimo, é um sinal que a melhoria contínua está viva dentro das empresas, mas é preciso ter muita atenção toda vez que algo precisa ser mudado.

Normalmente, costumo iniciar um artigo trazendo o conceito do tema abordado, porém, neste caso, o significado de Gestão de Mudança é muito claro!

Gestão de mudança é você planejar, acompanhar e monitorar as ações necessárias para que a mudança aconteça!

A gestão de mudança é um projeto ordenado por transformação, que pode ser estratégico, cultural, tecnológico, de desenvolvimento, de comportamento humano e que tem como objetivo central o impacto positivo nas organizações, podendo afetar a parte financeira, mas também pode impactar a cultura da organização e o desenvolvimento dos colaboradores.

E agora você deve estar se perguntando quando fazer a gestão de mudança:

Tudo depende da transição que a organização precisa sofrer, por exemplo, a contratação de um novo Software, a necessidade de se instalar uma nova área na empresa, a contratação de um novo colaborador, a troca de matéria prima ou ainda, mudar a estratégia para melhorar os resultados da organização.

Mas o meu conselho é que, sempre que sua empresa for passar por mudanças, faça a gestão! É essencial ter clareza dos impactos que serão gerados, para que o processo seja realizado com sucesso

Muitas pessoas têm resistência à mudanças, mas quando se tem total clareza do que é preciso mudar, o que seria uma das maiores barreiras para esse processo de transição, é um passo grande para tornar a equipe de colaboradores envolvidos, em um grande time engajado e motivado, para contribuir de forma positiva, a alcançar o resultado esperado.

Mas como fazer a gestão de mudanças?

Para começarmos esse tópico, gostaria de trazer o requisito 6.3 da ISO 9001:2015:

6.3 Planejamento de mudanças:

Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática.

A organização deve considerar:

  1. o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
  2. A integridade do sistema de gestão da qualidade;
  3. A disponibilidade de recursos;
  4. A alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.

Além desse item, a ISO 9001:2015, traz mais alguns requisitos relacionados à gestão de mudança, como o 8.3 e 8.5.6.

Sempre falo que não devemos criar nossos processos para atender Normas, mas a norma nos mostra o caminho brilhante para que possamos fazer uma boa gestão e inclusive a de mudanças. A criação de processos de forma assertiva, contribui, e muito, para a Qualidade e Gestão de mudanças!

Primeiramente, recomendo que as organizações tenham uma metodologia para fazer a gestão de mudança, como uma sugestão, apresento alguns pontos para apoiar nesse processo:

  1. Qual é o objetivo da sua mudança:

No item “a” do requisito 6.3: A organização deve considerar o propósito das mudanças e suas potenciais consequências, ou seja, é importante ter um objetivo claro, saber o porquê a mudança deve acontecer, quais serão as consequências positivas e negativas. 

Essa é a base do seu processo e eu diria que a mais importante, porque se essa etapa não for muito bem-feita, a mudança pode não acontecer, aliás, muitas vezes nem iniciar.

Defina qual será o foco, o propósito da mudança. 

  1. Estabeleça o prazo

É importante entender que cada mudança tem uma data de início e fim.

Estabeleça prazos, isso contribuirá para se ter bons resultados produtivos, além de avaliar se o que está sendo executado e implementado está trazendo bons frutos para a sua organização.

É essencial que os prazos sejam cumpridos, mas se algum imprevisto acontecer, estes deverão ser reavaliados.

  1. Forme uma equipe

Foque na assertividade e envolvimento de todos, integrando pessoas que irão contribuir para o processo de mudança. Toda mudança requer ações e para executar essas ações, é preciso ter pessoas. Por isso trabalhe o engajamento, o empoderamento e a união na equipe.

Dependendo da mudança, será uma equipe entre os membros do próprio setor, mas pode ser que seja necessário envolver uma equipe multidisciplinar.  

  1. Recursos

Todo projeto demanda recursos, sejam eles físicos ou humanos.

Quando falo em recursos físicos, pode ser um carro, ou uma sala de reuniões, ou até mesmo um novo computador.

Já os recursos humanos, são pessoas que não têm atuação direta com o processo de mudança, mas que de alguma forma, poderão apoiar, por exemplo, uma pessoa que precisa ser consultada para obter alguma informação para a execução da mudança.

  1. Defina as responsabilidades para o processo de mudança:

Toda gestão de mudança precisa ter um líder e é ele quem irá gerenciar o andamento da execução das ações, quem precisará ser firme para manter o time engajado e motivado, além disso ele irá apoiar nas tomadas de decisões e até mesmo executar ações.

Mas claro, como eu já disse no item 2, é importante formar uma equipe, afinal o líder sozinho não conseguirá fazer a mudança, é importante que seja feito um trabalho em equipe.

  1. Mapeie os riscos:

Risco é apenas um critério se pensarmos com relação a ISO 9001:2015, ou seja, aqui nesta parte, é importante definir quais são os impactos e oportunidades para a sua organização ou processo com a execução e implementação da mudança em questão.

Com os riscos identificados, ficará mais fácil saber quando algo está dando errado ou está contribuindo positivamente.

  1. Estipule os princípios:

É importante ter critérios, regras que precisam ser cumpridas. Os princípios, ajudarão em uma tomada de decisão, a manter as ações voltadas para o objetivo da mudança.

  1. Métricas

Defina indicadores, mesmo que estes tenham um tempo determinado, mas é aqui que você conseguirá ver através de números se estão tendo um bom resultado com a mudança ou não.

  1. Ações necessárias para alcançar o objeto:

Monte o plano de ação, delegue essas ações para as pessoas certas, definindo o período para execução.

E lembre-se, faça a verificação de todas as ações, para avaliar se elas estão sendo executadas, se estão atrasadas, concluídas ou se o responsável pela ação está com alguma dificuldade.

  1. Registre!

Por fim, mas não menos importante, mantenha tudo documentado, isso contribuirá para que você tenha evidência do que deu certo ou errado, servindo como lição aprendida para as próximas mudanças. Além disso, caso um dia você precise consultar o que foi feito durante esta transição, será muito mais fácil! Isso contribui (e muito) para a Qualidade e Gestão de mudanças!

Não é sobre certificação, é sobre resultados

Essas são apenas algumas sugestões, mas acredito que isso possa contribuir para que você faça uma boa gestão de mudança de forma planejada e sistemática, gerando mais assertividade para a organização. 

Tenha uma metodologia de gestão de mudanças, independente se a sua empresa é certificada ou não, a organização só tem a ganhar, gerando mais aprendizado, mais rastreabilidade, clareza e bons resultados.

Para alcançar nossos desafios e termos resultados melhores, precisamos mudar e para isso, é necessário seguir um ciclo de mudança consistente e que favoreça a operação da organização.

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