Por que minhas auditorias em sistemas de gestão falham?

Sejam de 1ª, 2ª ou 3ª parte, as auditorias em sistemas de gestão são essenciais para qualquer empresa. Entretanto, muita gente treme na base só de ouvir o termo “auditor”. Como se já não fosse difícil vencer a resistência das pessoas, ainda existe uma série de fatores que interferem no resultado do processo.

Todo ano, recebemos milhares de “reclamações” aqui no blog:

“Davidson, minha empresa é muito burocrática!”

“Monise, meus colaboradores não são engajados!”

“Jeison, o pessoal não cumpre os prazos por aqui!”

Acredite, nós sabemos o quanto isso é verdadeiro e o quanto o pessoal da Qualidade sofre com esses problemas.

Mas você percebe que essas reclamações só se referem ao final do processo? Elas são o efeito de uma série de outros fatores que culminam em burocracia, desengajamento e perda de prazos. E é justamente nas auditorias que conseguimos enxergar o processo de uma forma mais ampla, conseguimos capturar esses problemas para trabalhá-los melhor e mais sistematicamente!

Por esse motivo, é importante entender o que atrapalha a execução das auditorias em sistemas de gestão. O que impede nossas auditorias de alcançar o melhor resultado e encontrar o máximo possível de melhorias. E é sobre isso que vamos falar hoje!

Retrabalho existente nas auditorias em sistemas de gestão

Infelizmente, grande parte do tempo gasto em auditorias em sistemas de gestão é culpa do retrabalho. Geralmente, o profissional imprime o checklist de auditoria e o executa em papel. Depois disso, precisa passar horas passando o checklist para uma planilha ou outro sistema.

Além disso, depois de ter todo o retrabalho de passar os checklists à limpo, ainda será necessário abrir NCs para os itens não conformes. Isso traz ainda mais tarefas que precisam ser refeitas, afinal será preciso ligar os itens da auditoria às NCs, para garantir rastreabilidade.

Além do desperdício de tempo (que é um recurso precioso), o retrabalho estende ainda mais a auditoria, fazendo-a lenta e cansativa. Com isso, as não conformidades encontradas levam ainda mais tempo para serem analisadas tratadas. E nós bem sabemos o quanto a demora para tratar uma NC pode trazer de prejuízos.

Evidências mal coletadas

Sem coleta de evidências, não existem auditorias em sistemas de gestão! Afinal, a fórmula básica de uma boa auditoria é comparar um critério e uma evidência, gerando assim uma constatação.

Porém, nem sempre coletar evidências é fácil. Quando ela está em um documento, podemos citar o código e dizer onde ele está armazenado. Simples assim.

Mas e quando precisamos de uma imagem, por exemplo. Descrever uma imagem ou situação do cotidiano pode ajudar, mas nunca vai ser tão eficiente quanto uma fotografia do processo em execução. E quando uma máquina está apresentando um som anormal, um ruído anormal, como você descreve o som? (lembra do Kiko pedindo para o professor Girafales escrever um assovio? haha)

O que acontece então é que muitos auditores utilizam o celular para registrar fotos ou áudios. Mas isso não é integrado a planilhas ou checklists em papel, e não é raro que as evidências se confundam em meio as fotos de família e outras coisas da galeria. Aí o auditor não sabe qual foto é de qual item e a evidência ou se perde ou vai parar no item (ou NC) errado.

Sem contar que não é possível adicionar imagens e áudios às planilhas ou papeis usados. Assim é preciso criar uma forma de referenciar esses arquivos em outras plataformas e, assim, descentralizar todas as informações.

Os prazos definidos para as auditorias em sistemas de gestão se perdem

Geralmente, seguir o cronograma de auditorias é uma loucura. E isso também tem muito a ver com toda a descentralização que já citei nos parágrafos anteriores.

Como não há uma integração entre tudo que é executado, é muito difícil saber o que, exatamente, já foi feito ou não. Assim, o responsável pela auditoria não consegue atuar para prevenir atrasos ou ajudar as pessoas a organizarem a auditoria.

Quando há mais de um auditor e em situações mais caóticas, os próprios auditores não têm acesso a um cronograma claro, formalizado. Assim, cada um deles planeja separadamente, o que pode causar confusões e mais percas de prazos.

Problemas para analisar dados e informações

As auditorias geram 2 tipos de resultados: dados e informações. E nem sempre é fácil analisar esses resultados de forma eficaz.

Informações

Quando falamos das informações, fica um pouco mais fácil, pois elas serão a conformidade (ou não) dos itens. É mais simples ler e identificar, item a item, o que foi constatado e como isso está impactando a empresa.

Por exemplo, se foi identificado que o produto A teria de sair com detalhes em azul, mas por algum motivo os detalhes estão saindo em roxo. Temos uma informação completa, que mais tarde será trabalhada para ser corrigida.

Dados

Agora, quando falamos dos dados, a situação é bem diferente. Pois é aqui que era um pouco de estatística. A analise correta dos dados vai ajudar a tratar os problemas da empresa de forma mais assertiva. Mas o problema é que depois de terminada a auditoria, esses dados estão soltos, perdidos entre as planilhas e checklists.

Por exemplo, quantos itens não conformes foram encontrados na produção, quantos na expedição? Qual área tem mais itens não conformes? Qual processo teve o maior número de NCs?

Em relação à nossa última auditoria de processos, qual a porcentagem de erros de processo encontrados? Melhorou ou piorou? Tivemos mais ou menos não conformidades abertas?

Analisar esses dados de forma inteligente vai ajudar a entender melhor a empresa e priorizar o que trará mais resultados. Todos esses dados são naturalmente gerados nas auditorias em sistemas de gestão, entretanto, mesmo existindo, nem sempre eles estão organizados e fáceis de acessar. E esse é o problema real:

Demora para consolidar dados

Para juntar todos esses dados e torná-los compreensíveis, analisáveis, é preciso gastar muito tempo montando relatórios. Um dos nossos clientes no Qualiex levava 20 dias para centralizar todos os dados das suas auditorias e, então, poder analisá-las junto com a diretoria.

Isso significa 20 dias de trabalho gastos apenas para montar os dados de forma que possam ser lidos e, com isso, transformados em informação. Mais que isso, isso também significa um delay de 20 dias na resolução dos problemas encontrados na auditoria. Se, por exemplo, uma NC trouxer um prejuízo de 1.000 reais dia, são 20 mil R$ perdidos só por causa da demora para consolidar os dados.

Esses problemas não acontecem isoladamente nas auditorias em sistemas de gestão

Se você identificou algum desses problemas nas suas auditorias, provavelmente os outros também aconteçam em outros pontos do processo. Afinal, eles são como um efeito cascata, estão interligados e influenciam uns aos outros.

Assim, no final da cadeia, um processo que deveria ser útil e benéfico para a empresa acaba se tornando um fardo pesado a ser carregado. Um verdadeiro inferno na terra, que não traz melhorias, não ajuda a empresa a evoluir e ainda consome tempo e recursos de todos os envolvidos. Daí surgem frases como:

“Auditoria não serve pra nada!”;

• “Auditor só enche o saco!”;
• “De novo isso de auditoria?”;
• “Não posso parar meu processo para sofrer uma auditoria”;
• “Só audito porque a ISO manda”;
• Etc, etc, etc…

Infelizmente, isso é uma realidade na maioria das empresas. Na sua é?

De qualquer jeito, não precisa ser assim! O processo de auditoria pode ser integrado e realizado de forma mais leve. Mas para isso é preciso, antes de tudo, entender que há problemas e estar disposto a resolvê-los. E eu sinceramente espero que este artigo tenha servido para alertar você sobre isso!