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ISO 9001:2015 – Por que utilizar um software para a gestão da informação documentada?

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Jeison

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Sou co-fundador da ForLogic Software, hoje atuo com gente, cultura e gestão. Sou um dos criadores do Qualiex, do Qualicast (o 1º Podcast nacional focado em qualidade), criador do Blog da Qualidade (o maior blog sobre Qualidade do Brasil). Mestre em Engenharia da Produção pela UTFPR (Universidade Tecnológica Federal do Paraná), auditor líder formado com orgulho pela ATSG na ISO9001 e 22000, pai, empreendedor, e um inconformado de plantão!
Acredito na responsabilidade do indivíduo, no poder da qualidade e que podemos fazer diferente. Me acompanhe no Linkedin e no Instagram.

Recentemente, eu falei aqui no Blog da Qualidade sobre as mudanças no requisito de documentação da ISO 9001:2015 que flexibilizaram os conceitos das versões anteriores e deixaram claro que informação documentada não é burocracia para o SGQ, mas sim uma base de fatos e dados para a tomada de decisão.
Além dessa modificação, a versão 2015 estruturou os requisitos para criação, atualização e controle da informação documentada em itens separados e melhor explicados, que facilitou a compreensão das disposições da cláusula.
Em comparação com a versão 2008, essas cláusulas não tiveram alterações nos conceitos, indicando que os controles já realizados pela empresa podem ser mantidos.
Um SGQ em estágios iniciais tem um pequeno número de processos, procedimentos e instruções de trabalho, não conformidades, planos de testes e inspeções, auditorias, recursos de monitoramento e medição e outros requisitos que necessitam de informações documentadas. Esse pequeno fluxo é facilmente controlado pelo profissional da qualidade, que pode utilizar uma planilha de lista mestra para controle e verificar se cada uma das informações documentadas estão de acordo com cada detalhe dos requisitos da norma.
Mas a partir do momento em que o SGQ é implantado e começa a evoluir na empresa, esse gerenciamento das informações documentadas torna-se uma tarefa bastante complexa, pois o fluxo de informações documentadas aumenta consideravelmente. O profissional da qualidade tem que:

  • Garantir que todas as informações sejam criadas com o cabeçalho de identificação;
  • Revisar por e-mail ou por cópia impressa todas as informações documentadas para aprovar sua suficiência;
  • Assegurar a disponibilidade das informações para as pessoas interessadas, e somente para essas, para que ninguém sem permissão tenha acesso a elas;
  • Proteger todas as informações contra perda de confidencialidade ou integridade;
  • Controlar as versões que as pessoas estão usando;
  • Saber quais são todas as mais de 100 informações documentadas existentes no SGQ e atualizá-las na planilha de lista mestra.

Esse trabalho é totalmente importante para a continuidade do SGQ, mas consome um tempo muito grande, que poderia ser gasto com tantas outras etapas mais importantes para gerar resultados, como por exemplo a comunicação e conscientização das pessoas para o fortalecimento da cultura da qualidade.
Ainda me arrisco a dizer que esse é o grande problema da qualidade: foco em documentação e não foco em resultados! A ISO nunca pretendeu criar “sistemas de documentos”. Seu objetivo é criar “sistemas de gestão documentados”.
Por isso é que essas tarefas podem e DEVEM ser automatizadas! Softwares para o gerenciamento de documentos simplificam muitas etapas do controle das informações.
O Forlogic Docs, nosso software para gestão eletrônica de informação documentada, é projetado para ajudar sua empresa neste gerenciamento. Com ele é possível controlar as informações documentadas com maior economia de tempo e confiabilidade.
Algumas das funcionalidades do Forlogic Docs permitem:

  • A criação de um modelo de cabeçalho e rodapé que será colocado e sempre atualizado automaticamente;
  • A criação de fluxos de aprovação das revisões;
  • O controle automático das permissões do sistema, evitando alterações, visualizações, uso impróprio das informações;
  • A visualização rápida dos documentos que estão pendentes de atualizações e revisões através da Dashboard interativa;
  • O controle dos documentos obsoletos e cópias físicas que devem ser substituídas a cada revisão;
  • A atualização automática da lista mestra;
  • O estímulo à comunicação interna, através de notificações por e-mail e comentários nos documentos.

Todas essas funcionalidades oportunizam um desempenho do SGQ, conforme proposto pela ISO 9001:2015, e o foco pode ser revertido para o alcance dos resultados e aproveitamento dos benefícios da qualidade.
Se você quiser aproveitar esses benefícios e conhecer o software de acordo com a sua realidade, solicite uma apresentação clicando no banner abaixo! 😀

Leia todos os artigos do Blog da Qualidade sobre ISO 9001:2015!

Sobre o autor (a)

10 comentários em “ISO 9001:2015 – Por que utilizar um software para a gestão da informação documentada?”

  1. Oii Marina, muito legal esse software…sou Auditor de qualidade em uma Multinacional, e vejo que temos muito que melhorar na gestão de documentos da qualidade.

    1. Olá!
      É através da informação documentada que a empresa gera uma base histórica para a tomada de decisão baseada em fatos e dados, e por isso esse processo é tão importante na organização!
      Entre em contato conosco para conversarmos melhor sobre o assunto, podemos melhorar a gestão dos documentos na sua empresa juntos!
      Abraços.

  2. Trabalhei com um sistema chamado Loyal muito parecido com este e realmente facilitou. A única situação que posso falar de melhoria é a questão que o acesso a intranet deve ser a todos para poder consultar caso contrário se torna um problema.

    1. Olá Hamilton!
      É verdade! E é para evitar exatamente este problema que o ForLogic Docs trabalha com Usuários Nominais, que garantem que o acesso esteja disponível para quem precisar e quando for preciso.
      Eu já trabalhei com sistemas em que o usuário era simultâneo, e sempre que precisava fazer login tinha que esperar outra pessoa liberar o acesso para que eu pudesse entrar! Era um caos, toda hora tinha algum colaborador pedindo para que alguém saísse do software para entrar… gerava inúmeros problemas de esquecimento, e lançamentos e check in errados, devido a pressa para terminar logo.
      Inclusive, essa concepção do usuário nominal se enquadra perfeitamente em um dos requisitos da ISO 9001, tanto na versão 2008, quando na versão 2015: a informação documentada “deve estar disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária”.
      O Docs foi pensando e desenvolvido justamente para que não haja problemas!
      Obrigada pela contribuição! Abraços!

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